Organizacja warsztatów, szkoleń czy spotkań biznesowych wymaga wyboru miejsca z odpowiednią infrastrukturą, atmosferą i lokalizacją. Od tych czynników zależy nie tylko przebieg wydarzenia, ale również jego opłacalność. Kiedy lepiej postawić na hotel z salą konferencyjną, a kiedy wystarczy przestrzeń coworkingowa? Sprawdzamy zalety i ograniczenia obu opcji.
Hotel konferencyjny – profesjonalne zaplecze i kompleksowa obsługa
Hotel konferencyjny to obiekt hotelarski z dedykowaną infrastrukturą do organizacji wydarzeń biznesowych: salami konferencyjnymi, zapleczem gastronomicznym, obsługą techniczną i bazą noclegową. Skierowany jest do firm, które planują większe wydarzenia z udziałem gości z różnych lokalizacji. Tego typu miejsce, zwykle zlokalizowane jest na obrzeżach miasta, blisko lotniska bądź autostrady.
Niewątpliwą zaletą wynajmu hotelu na konferencje jest możliwość skorzystania z profesjonalnego zaplecza technicznego, które pozwala na przeprowadzenie prezentacji z użyciem rzutników, mikrofonów czy kamer do rejestracji wystąpień. Hotel przeznaczony na biznesowe wydarzenia ma również wydzieloną strefę do relaksu i networkingu, a także posiada odpowiednie zaplecze gastronomiczne, które pozwala kompleksowo zadbać o zaproszonych na konferencję gości. Uczestnicy wydarzenia mogą potrzebować noclegu, a zorganizowanie go w miejscu, w którym odbywa się konferencja, jest najlepszą opcją, zarówno dla gości jak i organizatorów.
Niestety nie zawsze możemy pozwolić sobie na wynajem hotelu konferencyjnego, a powody mogą wynikać z kwestii finansowych bądź organizacyjnych. Terminy wynajmu noclegów i rezerwacji sal konferencyjnych są często zajęte z dużym wyprzedzeniem, dlatego jeżeli wydarzenie ma raczej spontaniczny charakter, potrzebna może być zmiana planów. Pewnym ograniczeniem może być również brak odpowiedniej atmosfery, która sprzyja kreatywności i zacieśnianiu więzi. Duże i eleganckie przestrzenie mogą odrobinę zawstydzać uczestników, sprawiać, iż będą czuli się anonimowo, przez co nie będą tak aktywni na warsztatach czy forum dyskusyjnym.
Coworking – elastyczność i luźna atmosfera
Strefa coworkingowa to rozwiązanie preferowane przez mniejsze zespoły, freelancerów i startupy. Oferuje dostęp do biurek, internetu, sal spotkań i stref wspólnych, zwykle w centralnych lokalizacjach dużych miast. Idealna do organizacji kameralnych spotkań, burz mózgów czy warsztatów kreatywnych.
Zaletą coworkingu jest elastyczność i swoboda – można go wynająć na krótki czas, często bez skomplikowanej rezerwacji. Sprzyja mniej formalnej atmosferze, która wspiera interakcję i wymianę pomysłów. Bliskość restauracji i usług miejskich to dodatkowy atut.
Dla osób, które organizują wydarzenie, coworking będzie tańszą alternatywą do hotelu, ale ilość pracy i spraw do załatwienia z pewnością będzie znaczna. Organizatorzy będą musieli zadbać o catering, a także kwestie techniczne związane z nagłośnieniem. W strefie coworkingowej może brakować prywatności i miejsca, gdzie uczestnicy będą mogli odpocząć czy przeprowadzić bardziej poufne rozmowy.
Kiedy wybrać hotel konferencyjny, a kiedy coworking?
Decyzja o wyborze miejsca na zorganizowanie wydarzenia będzie zależeć od budżetu, jakim dysponujesz, terminu spotkania oraz tego, jaki ma być jego charakter. jeżeli uczestnikami ma być większa grupa osób, które będą potrzebować noclegu i wyżywienia, warto rozważyć wynajem hotelu konferencyjnego, który kompleksowo zadba o zaproszonych gości. W takich sytuacjach sprawdzi się Air Hotel przy Lotnisku Chopina – idealny dla organizatorów konferencji, szkoleń czy spotkań biznesowych, z bezpłatnym parkingiem i wygodnym dostępem do terminala.
Jeśli jednak nie znasz dokładnej liczby gości, a wydarzenie, które organizujesz, ma mniej formalny charakter, warto pomyśleć o wynajmie sfery coworkingowej. Takie miejsce będzie odpowiednie na zorganizowanie warsztatów, spotkania zespołu (jeśli na co dzień pracujecie zdalnie w domu) bądź kameralnej konferencji, której głównym celem jest networking.
Wybór między hotelem konferencyjnym a coworkingiem zależy od celu wydarzenia, liczby uczestników i oczekiwanego standardu. Hotel oferuje kompleksową obsługę, coworking – swobodę i oszczędność. Niezależnie od decyzji, kluczem jest dopasowanie przestrzeni do potrzeb spotkania oraz zadbanie o jego uczestników, tak, aby chętnie wracali na kolejne organizowane przez ciebie wydarzenie.
materiał zewnętrzny
