Gmina Niepołomice zaprasza do składania ofert na obsługę gastronomiczną i sprzedaż piwa podczas 34. Dni Niepołomic, które odbędą się w dniach 12–14 czerwca 2026 r. w Parku Miejskim w Niepołomicach.
Organizator: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach, Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice
Jednostka odpowiedzialna za wybór oferty, zawarcie umowy oraz kontakt:
Referat Promocji i Kultury, ul. Zamkowa 9a,
tel. 12 250 94 50,
e-mail: [email protected]
Zakres usługi i opis wymagań stawianych Wykonawcy:
Organizator zamierza wybrać spośród Oferentów Wykonawcę, któremu wydzierżawi działki oznaczone na załączonym planie graficznym pod obsługę gastronomiczną 34. Dni Niepołomic w dniach 12–14 czerwca 2026 r. w Niepołomicach.
Oferent będzie zobowiązany do zapewnienia obsługi gastronomicznej podczas 34. Dni Niepołomic, obejmującej sprzedaż jedzenia i napojów.
Oferent nie będzie wyłącznym sprzedawcą artykułów spożywczych w Parku Miejskim w Niepołomicach – działki o powierzchni 340 m² i 540 m² zostaną wydzierżawione niepołomickim przedsiębiorcom prowadzącym działalność gastronomiczną.
Cena minimalna za najem oznaczonego terenu wynosi: 20 000,00 zł netto.
Oferent musi posiadać odpowiednie pozwolenia na prowadzenie działalności zgodnie z oferowanym zakresem usług gastronomicznych oraz aktualne zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych.
Wymagane jest doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych podobnego rodzaju, potwierdzone referencjami.
W ramach obsługi gastronomicznej wybrany Wykonawca zobowiązuje się zorganizować:
– food trucki (minimum 12) o zróżnicowanym asortymencie; potrawy oferowane przez poszczególne food trucki nie powinny się powielać (prosimy o przedstawienie menu każdego food trucka w ofercie);
– stoiska z lanym piwem w odpowiedniej liczbie; napoje powinny być podawane w kubkach jednorazowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l;
– minimum 500 miejsc siedzących w postaci zestawów ławek i stołów;
– odpowiednią liczbę pojemników na odpady przy stoiskach i ogródkach gastronomicznych.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za świadczone przez siebie usługi podczas Imprezy.
Wykonawca przed rozpoczęciem Imprezy przekaże Organizatorowi nieodpłatnie odpowiednio zatwierdzone (opieczętowane) talony na potrzeby wyżywienia ekip technicznych obsługujących wydarzenie w ilości 100 sztuk.
Wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę o zapewnienie mocy oraz dostawę energii elektrycznej, a także zabezpieczy okablowanie do miejsc wyposażonych w urządzenia elektryczne (przewody zgodne z wymogami BHP oraz warunkami techniczno-elektrycznymi).
Warunki udziału Oferentów w postępowaniu:
O obsługę gastronomiczną Imprezy mogą ubiegać się Oferenci, którzy:
– złożą ofertę zgodną z zakresem zapytania ofertowego, w terminie wyznaczonym do jej złożenia, na załączonym formularzu;
– posiadają uprawnienia do wykonywania działalności gastronomicznej oraz wiedzę i doświadczenie w realizacji tego typu usług, a także dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym;
– znajdują się w sytuacji ekonomicznej i organizacyjnej zapewniającej prawidłową realizację zamówienia.
Oferty niespełniające warunków określonych w pkt 1–3 nie będą rozpatrywane.
Informacje dotyczące przygotowania oferty:
Oferent powinien zapoznać się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.
Oferent złoży ofertę w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach do dnia 20 maja 2026 r. do godz. 10.00.
Oferta powinna być sporządzona czytelnie, w języku polskim, opatrzona pieczęcią Oferenta oraz podpisana przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta.
Oferta musi zawierać adres, numer telefonu oraz adres e-mail, a także dane osoby wyznaczonej do kontaktu w sprawie realizacji zamówienia.
Jeżeli Oferentem jest spółka cywilna, oferta musi zostać podpisana przez wszystkich wspólników, a do oferty należy dołączyć umowę spółki.
Oferta powinna określać proponowany asortyment.
Do oferty należy dołączyć wypis z rejestru podmiotów objętych nadzorem Sanepidu.
Do oferty należy dołączyć referencje – nie mniej niż 5 i nie więcej niż 10. Brak wymaganych referencji potwierdzających doświadczenie będzie skutkował nierozpatrzeniem oferty. Organizator nie będzie wzywał do ich uzupełnienia.
Oferent przedstawi proponowaną cenę za najem terenu na czas Imprezy, uwzględniając minimalną kwotę 20 000 zł netto oraz nieodpłatne talony wskazane w ogłoszeniu.
Termin i miejsce składania ofert:
Oferty należy składać:
– w formie papierowej, w zamkniętej kopercie, w siedzibie Organizatora: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach, Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice,
lub
– elektronicznie za pośrednictwem platformy ePUAP UMiG w Niepołomicach.
Przy składaniu ofert należy zamieścić adnotację:
„34. DNI NIEPOŁOMIC, 12–14 czerwca 2026 r. – obsługa gastronomiczna”.
Termin składania ofert upływa 20 maja 2026 r. o godz. 10.00.
O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach.
Odpowiedzialność za terminowe złożenie oferty ponosi Oferent.
Rozpatrzenie ofert odbędzie się w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach. Organizator dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie do 27 maja 2026 r.
W przypadku dodatkowych pytań Zamawiający będzie kontaktował się z Oferentem telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
Umowa najmu z wybranym Oferentem zostanie zawarta niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert, nie później niż w terminie 7 dni od dnia wyboru oferty.
W przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymagań określonych w zamówieniu lub niewypełnienia formularza w całości Organizator ma prawo do nierozpatrzenia oferty.
W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów lub negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów oferty.
W sytuacji, gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty i bez zawarcia umowy.
Kryteria oceny ofert:
– cena za najem terenu, uwzględniająca cenę minimalną – waga 70%;
– udokumentowane doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych podobnego rodzaju, potwierdzone referencjami (minimum 5, maksimum 10) – waga 10%;
– różnorodna oferta kulinarna food trucków (minimum 12 food trucków) – waga 20%.
Liczba punktów = (Cof / Cmax) × 100 × waga
gdzie:
– Cmax – najwyższa cena spośród wszystkich ofert,
– Cof – cena podana w ofercie.
Informacje dodatkowe:
Sprawność instalacji:
Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych oraz ich odpowiedniego zabezpieczenia na miejscu Imprezy, co powinno zostać potwierdzone zaświadczeniem elektryka dostarczonym Organizatorowi do dnia 11 czerwca 2026 r. do godz. 9.00.
Energia elektryczna:
Wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę o zapewnienie mocy oraz dostawę energii elektrycznej, a także zabezpieczy odpowiednie okablowanie.
Prezentowanie cen:
Organizator wymaga, aby podczas Imprezy ceny towarów i dań były podawane za sztukę lub porcję.
Zabezpieczenie nawierzchni:
Stoiska powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem zajmowanej powierzchni tłustymi odpadami.
Estetyka:
Wykonawca będzie zobowiązany do estetycznego i równomiernego rozmieszczenia stoisk w Parku Miejskim w sposób przyjazny dla uczestników wydarzenia.
Czystość:
Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania czystości w granicach swojego obszaru działalności.
Ochrona:
Organizator nie zapewnia ochrony mienia Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się pozostawić teren w stanie niepogorszonym oraz uporządkować go na własny koszt do dnia 15 czerwca 2026 r. do godz. 10.00.
Wykonawca podczas Imprezy wydaje posiłki i napoje wyłącznie w naczyniach i kubkach jednorazowych nadających się do recyklingu.
Wyłączenie odpowiedzialności:
Organizator nie odpowiada za warunki atmosferyczne oraz frekwencję uczestników.
Pojazdy:
Zabrania się ruchu pojazdów podczas Imprezy po chodnikach Parku Miejskiego oraz w jego bezpośrednim sąsiedztwie, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uszkodzenia lub zanieczyszczenia nawierzchni. W przypadku powstania szkód Wykonawca zobowiązany będzie do ich usunięcia na własny koszt w terminie uzgodnionym z Organizatorem. Ruch pojazdów będzie możliwy wyłącznie na czas montażu i demontażu stoisk.
Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych dla pojazdów wykorzystywanych przez osoby związane z realizacją usługi gastronomicznej.
Montaż:
Teren Parku Miejskiego będzie dostępny do montażu urządzeń i stoisk od piątku 12 czerwca 2026 r.
Wzór umowy:
Organizator pobierze opłatę za najem terenu, na którym prowadzona będzie działalność gastronomiczna i handlowa, zgodnie z umową, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zamówienia.
Termin wniesienia opłaty: 6 czerwca 2026 r.
Obszar powierzchni najmu przeznaczony pod działalność gastronomiczną i handlową został określony w załączniku do wzoru umowy z Wykonawcą.
Orientacyjny czas trwania wydarzeń w Parku Miejskim:
Piątek: od godz. 16.00 do 23.00
Sobota: od godz. 10.00 do 02.00
Niedziela: od godz. 11.00 do 23.00
Załączniki:
- formularz oferty
- wzór umowy dzierżawy
- mapa poglądowa działek w Parku Miejskim
