Zarządzanie danymi osobowymi użytkowników w firmach IT wymaga przestrzegania szeregu wymagań prawnych, zwłaszcza w kontekście RODO. Przetwarzanie danych osobowych, szczególnie w aplikacjach mobilnych czy systemach informatycznych, wiąże się z koniecznością przestrzegania regulacji, które mają na celu zapewnienie ochrony prywatności użytkowników. Firma IT musi zadbać o to, aby procesy związane z przetwarzaniem danych były zgodne z przepisami prawa, co jest podstawą zarówno dla ochrony użytkowników, jak i uniknięcia wysokich kar finansowych. Jak podejść do tego rodzaju wyzwań? Odpowiadamy.
Wymogi RODO w systemach informatycznych
Przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych jest obwarowane szeregiem szczegółowych wymagań. Zgodnie z artykułem 32 RODO, administrator danych osobowych ma obowiązek wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych. W praktyce oznacza to, iż systemy informatyczne muszą:
- zapewniać szyfrowanie danych osobowych,
- umożliwiać przywrócenie dostępu do danych po incydentach technicznych,
- zapewniać poufność, integralność i dostępność danych,
- przeprowadzać regularne kontrole skuteczności wdrożonych środków bezpieczeństwa.
Aby ocenić, czy system jest bezpieczny, należy uwzględnić ryzyko związane z utratą, modyfikacją lub nieautoryzowanym dostępem do danych. Zatem regularne przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa staje się niezbędne, by uniknąć ewentualnych incydentów, które mogą prowadzić do naruszenia ochrony danych osobowych.
Obsługa prawna firm IT
W kontekście firm IT szczególnie istotna jest obsługa prawna, która zapewnia zgodność z przepisami RODO na każdym etapie działalności. Dotyczy to zarówno etapu projektowania systemów, jak i późniejszego zarządzania danymi. Prawo w obszarze ochrony danych osobowych obejmuje również kwestie takie jak:
- tworzenie odpowiednich polityk prywatności,
- zapewnienie odpowiednich mechanizmów ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem,
- monitorowanie procesów przetwarzania danych,
- audytowanie oraz aktualizowanie polityki zgodności z RODO.
Współpraca z prawnikiem, który zna specyfikę branży IT, pozwala firmie na minimalizowanie ryzyka naruszeń prawa oraz uniknięcie ewentualnych kar finansowych za niewłaściwe przetwarzanie danych.
Zbieranie danych w systemach IT
Aplikacje mobilne oraz systemy IT muszą być projektowane w taki sposób, aby przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji określonych celów. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych firma IT powinna ograniczyć zbieranie danych osobowych do absolutnego minimum. Każdy proces przetwarzania danych musi być uzasadniony i zgodny z celami, w jakich dane są zbierane.
Ochrona danych użytkowników aplikacji
Bezpieczeństwo danych użytkowników aplikacji mobilnych i systemów IT jest jednym z podstawowych elementów w kontekście RODO. Administratorzy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia przed potencjalnymi atakami hakerskimi oraz wyciekiem danych osobowych. W tym celu należy stosować technologie, takie jak:
- szyfrowanie transmisji danych (np. SSL/TLS),
- zabezpieczanie serwerów przed nieautoryzowanym dostępem,
- wdrażanie procedur kontroli dostępu oraz audytu aktywności użytkowników.
Każdy incydent naruszenia bezpieczeństwa danych musi być odpowiednio zgłoszony do organów nadzoru, jeżeli ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą, jest wysokie.
Zasady przechowywania danych
Zgodnie z RODO, dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu ich przetwarzania. Firmy IT powinny ustanowić zasady przechowywania danych, które uwzględniają czas przechowywania danych, a także metody ich usuwania lub anonimizowania po upływie okresu przechowywania.
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych
RODO wyróżnia tzw. szczególne kategorie danych osobowych, które wymagają szczególnej ochrony. Należą do nich dane dotyczące zdrowia, religii, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, rasowego pochodzenia oraz dane biometryczne. Przetwarzanie takich danych jest dozwolone tylko w określonych przypadkach, takich jak:
- uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą,
- przetwarzanie danych w celu zapewnienia ochrony zdrowia lub w kontekście pracy.
Firmy IT muszą szczególnie uważać przy przetwarzaniu takich danych, ponieważ błędy mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Ochrona danych osobowych – konieczność w firmach IT
Przestrzeganie przepisów RODO to obowiązek, który ma na celu ochronę prywatności użytkowników aplikacji i systemów IT. Firmy, które odpowiedzialnie podchodzą do kwestii ochrony danych osobowych, nie tylko zapewniają bezpieczeństwo swoich użytkowników, ale również minimalizują ryzyko naruszeń i związanych z nimi sankcji finansowych. Odpowiednia obsługa prawna firm IT oraz wdrożenie procedur ochrony danych stanowią fundament prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, które pragnie budować zaufanie użytkowników i dbać o zgodność z przepisami prawa.
Bibliografia:
- Ellerik, K. Przetwarzanie danych osobowych w projektach IT, online: https://lexdigital.pl/przetwarzanie-danych-osobowych-w-projektach-it.
- Stępień-Banach, A. Bezpieczeństwo danych osobowych w cyberprzestrzeni. Wydawnictwo Społecznej Akademii Nauk, 2019.
- Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), art. 25 i 32.
