W 2026 roku właściciele lokali gastronomicznych przez cały czas muszą odnajdywać się w wymagającej rzeczywistości przepisów podatkowych. Obowiązek stosowania kas fiskalnych online, pełna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, a do tego standardowe przeglądy techniczne – to tylko część zadań, które trzeba mieć pod kontrolą. Czy Twoja gastronomia jest gotowa na nadchodzące zmiany i wymogi? Sprawdź, co musisz zrobić, aby działać zgodnie z prawem!
Kasy fiskalne dla gastronomii w 2026 roku – obowiązujące przepisy
W nadchodzącym roku właściciele lokali gastronomicznych nie powinni spodziewać się dużych zmian w przepisach dotyczących kas fiskalnych. Nadal obowiązuje konieczność stosowania kas fiskalnych online, które muszą być podłączone do internetu i przesyłać dane o sprzedaży bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas.
Zgodnie z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), każde świadczenie usług gastronomicznych musi być rejestrowane od pierwszej transakcji – niezależnie od wielkości czy formy działalności. Ustawodawca nie przewiduje w tej kategorii żadnych zwolnień.
Każdakasa fiskalna do gastronomiimusi mieć dostęp do internetu. W przypadku lokali stacjonarnych najczęściej stosuje się stabilne połączenie LAN lub Wi-Fi. Dla punktów mobilnych, takich jak food trucki, optymalnym rozwiązaniem będzie kasa z wbudowanym modułem GSM.
Zmiany dla przedsiębiorców korzystających z systemów POS
W 2026 roku gastronomia zostanie w pełni objęta ogólnopolskim systemem fakturowania elektronicznego. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązek wystawiania faktur w ustandaryzowanym formacie, bezpośrednio przez platformę rządową. To zmiana, która dotyczy również lokali korzystających z systemów POS – choćby jeżeli wcześniej faktury były generowane i archiwizowane lokalnie, teraz muszą zostać przesłane do KSeF i otrzymać oficjalny numer identyfikacyjny. Wymaga to nie tylko integracji technicznej, ale też weryfikacji procedur wystawiania dokumentów, aby działać zgodnie z nowymi regulacjami.
KSeF – od kiedy będzie obowiązywał w gastronomii?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, ale dla większości lokali gastronomicznych decydujący moment przypada na 1 kwietnia 2026 roku. Zgodnie z harmonogramem:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie firmy, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF będzie obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT, w tym dla mikro- i małych lokali gastronomicznych;
- od 1 stycznia 2027 r. – system obejmie także firmy wystawiające faktury na kwoty niższe niż 10 tys. zł miesięcznie.
Od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał odbierać faktury kosztowe przez KSeF, choćby jeżeli jeszcze nie wystawia dokumentów sprzedażowych w nowym formacie. To oznacza, iż właściciele lokali muszą przygotować się na dwutorowe funkcjonowanie systemów przez pewien czas.
Integracja systemu POS z KSeF
System POS używany w lokalach gastronomicznych może zostać zintegrowany z KSeF, co ułatwi obsługę faktur i ograniczy ryzyko błędów. Wymagana jest jedynie odpowiednia konfiguracja – wystarczy wprowadzić token autoryzacyjny, który przedsiębiorca generuje samodzielnie w KSeF.
Po połączeniu system POS automatycznie przesyła faktury ustrukturyzowane w formacie XML do centralnego archiwum. Każdy dokument otrzymuje unikalny numer nadany przez KSeF, który jest uzupełnieniem dotychczasowego numerowania lokalnego. To rozwiązanie zachowuje ciągłość identyfikacji faktur, przy jednoczesnym spełnieniu nowych obowiązków formalnych.
O czym pamiętać podczas korzystania z kasy fiskalnej w 2026 roku?
Obowiązki związane z użytkowaniem kas rejestrujących pozostają bez zmian. Każde urządzenie musi przechodzić okresowe przeglądy techniczne. Obowiązek ten wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 816). Kontrola powinna być wykonana nie rzadziej niż raz na 24 miesiące. Zaniedbanie tego terminu może prowadzić do nałożenia sankcji finansowych.
W przypadku zmiany właściciela kasy lub podpisania nowej umowy najmu należy wykonać dodatkową weryfikację techniczną przed rozpoczęciem użytkowania. Taki przegląd pozwala uniknąć problemów związanych z rejestracją sprzedaży już w pierwszych dniach po wdrożeniu urządzenia do pracy.
Ulga na zakup kasy fiskalnej obowiązująca także w 2026 roku
Przedsiębiorcy w gastronomii, którzy dopiero rozpoczynają działalność lub wymieniają urządzenie na nowe, przez cały czas mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Odliczenie przysługuje przy pierwszym zgłoszeniu kasy fiskalnej online i może wynieść do 90% ceny netto, jednak nie więcej niż 700 zł.
Ulga uwzględniana jest w deklaracji VAT. Jeżeli wartość zwrotu przekracza należny podatek, urząd skarbowy przelewa środki bezpośrednio na wskazane konto bankowe. To rozwiązanie pozwala ograniczyć wydatki początkowe przy zakupie urządzenia fiskalnego spełniającego aktualne wymogi prawne.
*- Artykuł sponsorowany.
