Event firmowy na 50–200 osób planujesz od celu spotkania, przedziału liczby gości i budżetu na osobę – ustalonych, zanim ktokolwiek zadzwoni do sali. Od tych decyzji zależą wielkość przestrzeni, formułę cateringu i długość programu. Office manager, który ma je na piśmie, porównuje oferty według tych samych kryteriów.
Przy trzydziestu gościach drobne niedociągnięcia da się naprawić w trakcie wieczoru. Przy stu pięćdziesięciu każda luka w planie dotyka całej grupy naraz, a kolejka do szatni czy spóźniony bufet psują pierwsze wrażenie.
Co ustalić, zanim zaczniesz szukać miejsca na event firmowy?
Przed wyborem miejsca przygotuj krótki brief wewnętrzny, czyli jedną stronę zatwierdzoną przez osobę, która podpisuje budżet. Brief ogranicza zmiany w ostatniej chwili, bo każdą późniejszą prośbę zarządu można zestawić z ustaleniami ze startu. Obiekty przygotowują też dokładniejsze wyceny, gdy dostają konkretne liczby.
Brief na event dla dużej grupy powinien zawierać:
- cel spotkania – integracja zespołów, podsumowanie roku, wigilia firmowa albo szkolenie z częścią wieczorną,
- przedział liczby gości – minimum i maksimum, bo od nich zależą wielkość sali i liczba porcji,
- budżet – kwota na osobę i kwota całkowita, z rezerwą na koszty nieprzewidziane,
- termin główny i zapasowy – w okresie wigilii firmowych wolnych dat dla dużych grup jest mniej,
- listę zaproszonych – sami pracownicy albo także osoby towarzyszące i dzieci, co przy evencie wieczornym wymaga sprawdzenia regulaminu obiektu.
Jak wybrać miejsce na event firmowy dla 50–200 osób?
Miejsce na event firmowy dla dużej grupy ocenia się po pojemności w konkretnym układzie, a nie po jednej liczbie z oferty. Ta sama sala mieści inną liczbę gości przy stołach bankietowych, inną w rzędach krzeseł i jeszcze inną na stojąco. Zapytanie do obiektu zaczyna się więc od opisu przebiegu wieczoru.
Przed podpisaniem umowy sprawdź:
- pojemność w układzie, którego wymaga program,
- nagłośnienie, mikrofon i ekran z rzutnikiem na część oficjalną,
- catering na miejscu albo zasady wnoszenia jedzenia z zewnątrz,
- dojazd, parking i wejście do budynku po godzinach jego zamknięcia,
- szatnię, toalety i dostęp dla osób z niepełnosprawnościami.
Dużo logistyki odpada, gdy część oficjalna, kolacja i atrakcje realizowane są w jednym obiekcie, bo grupa nie przejeżdża między lokalami. Przykładem takiego rozwiązania jest miejsce na event firmowy we Wrocławiu w Sky Tower, w którym sala bankietowa z zapleczem multimedialnym i gastronomicznym sąsiaduje ze strefami minigolfa, darta, bilardu i shuffleboardu. W Sky Games minigolf mieści jednocześnie do 60 osób, a stoły do shuffleboardu do 48 osób. Ponad stuosobową grupę da się więc podzielić na dwie równoległe konkurencje, na przykład w turnieju między działami.
Salę najlepiej obejrzeć osobiście o tej porze dnia, na którą zaplanowano event.
Jak zaplanować catering na event firmowy dla dużej grupy?
Przy cateringu na event firmowy dla 50–200 osób najpierw wybierz formułę serwowania. Od niej zależą harmonogram, budżet i swoboda rozmów. Kolacja serwowana zatrzymuje gości przy stołach, a bufet i przekąski pozwalają krążyć po sali.
|
Formuła |
Kiedy się sprawdza |
Na co uważać |
|
Kolacja serwowana |
wigilia firmowa, gala, wręczenie nagród |
wymaga miejsc siedzących dla wszystkich |
|
Bufet |
duża grupa o różnych preferencjach |
przy jednym stanowisku tworzą się kolejki |
|
Przekąski (finger food) |
networking, wieczór na stojąco |
nie zastąpią kolacji na długim wieczorze |
|
Open bar |
wieczór integracyjny |
koszt rośnie z konsumpcją, potrzebny limit czasu albo kwoty |
|
Kupony na napoje |
event z ustalonym budżetem na osobę |
kupony trzeba rozdać przy wejściu |
Formularz zgłoszeniowy powinien pytać o dietę i alergie, bo kuchnia musi znać listę wyjątków przed zamówieniem produktów. Obiekty wyznaczają też termin na ostateczną liczbę porcji, a w niektórych lokalach zamówienia z menu składa się najpóźniej trzy dni przed spotkaniem.
Jak ułożyć harmonogram eventu firmowego, żeby duża grupa nie czekała?
Harmonogram eventu firmowego na 50–200 osób układasz według przepustowości, czyli liczby gości, których naraz obsłuży szatnia, bufet albo stanowisko z atrakcją. Przy stu pięćdziesięciu gościach program ułożony dla trzydziestu osób kończy się kolejkami.
- Wejście i rejestracja – lista gości, szatnia i napój powitalny.
- Część oficjalna – krótkie wystąpienia przed posiłkiem, gdy sala słucha najuważniej.
- Posiłek – czas wydania dopasowany do formuły cateringu.
- Atrakcje – drużyny mieszane z różnych działów, rozgrywki w turach.
- Część swobodna – bar i miejsca do rozmowy dla osób, które nie chcą grać.
Każdy blok potrzebuje osoby odpowiedzialnej po stronie firmy i numeru do koordynatora obiektu. Przy dużej grupie problemy pojawiają się w kilku miejscach naraz, więc office manager nie powinien pilnować wszystkiego sam.
Jak komunikować się z uczestnikami przed eventem i po nim?
Z uczestnikami eventu firmowego wystarczy wymienić trzy wiadomości – zaproszenie, przypomnienie i krótką ankietę po wydarzeniu. Im więcej informacji zawierają, tym mniej pojedynczych pytań trafia do organizatora.
- Zaproszenie – data, godziny, adres, dress code, termin potwierdzenia udziału oraz pytanie o dietę i osoby towarzyszące.
- Przypomnienie – dojazd, wejście do budynku, agenda i telefon do organizatora.
Wyniki ankiety razem z briefem i zestawieniem kosztów tworzą gotowy materiał na kolejny event firmowy. Przy następnej edycji office manager zaczyna od sprawdzonej listy kontrolnej, a nie od pustej kartki.
