Wokół tej formy odpoczynku narosło sporo mitów. Przede wszystkim nie są to żadne dodatkowe dni wolne ponad przysługujący pracownikowi roczny limit. Urlop na żądanie wynosi maksymalnie cztery dni w roku kalendarzowym i bezpośrednio pomniejsza podstawowy wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego.
Przepisy nakładają obowiązek zgłoszenia chęci skorzystania z tego uprawnienia najpóźniej w dniu, w którym ma się ono rozpocząć. Co istotne, zatrudniony nie musi tłumaczyć się ze swojej decyzji – nie ma obowiązku zdradzania szefowi powodów sięgania po ten tryb.
Warto jednak pamiętać o specyfice tego rozwiązania. Ponieważ cztery wspomniane dni nie trafiają do rocznych harmonogramów i planów urlopowych, ich przeznaczeniem są wyłącznie zdarzenia nagłe, niespodziewane oraz niemożliwe do wcześniejszego przewidzenia. Może to być nagłe pogorszenie stanu zdrowia w rodzinie, pilna wizyta w urzędzie bądź awaria domowa wymagająca natychmiastowej interwencji.
Urlop na żądanie nie może służyć jako wygodna wymówka do samowolnego wydłużania weekendu, wcześniejszego rozpoczynania zaplanowanych wczasów czy przeprowadzenia remontu w mieszkaniu. Muszą za nim stać obiektywne okoliczności, których nie dało się uwzględnić w momencie tworzenia planu urlopowego.
Zgłoszenie to nie urlop. Szef musi dać zielone światło
Choć mówimy o szczególnym uprawnieniu podwładnego, jego realizacja nie pozbawia pracodawcy prawa do zarządzania procesem pracy i decydowania o nieobecnościach personelu. Samo zakomunikowanie nieobecności to za mało – do skorzystania z wolnego niezbędna jest akceptacja przełożonego.
Kodeks pracy nie precyzuje sztywnej formy ani dla wniosku, ani dla odpowiedzi kadry zarządzającej. W praktyce orzeczniczej przyjmuje się, iż pracownik może przekazać swoje żądanie zarówno ustnie (na przykład telefonicznie), jak i drogą pisemną (chociażby SMS-em czy faksem – co potwierdził Sąd Apelacyjny w Szczecinie w sprawie o sygn. akt III APo5/14).
Również pracodawca może wyrazić swoje stanowisko w dowolny sposób, pod warunkiem iż podejmie decyzję niezwłocznie i bezzwłocznie przekaże ją pracownikowi. Kluczową zasadą pozostaje reguła domniemania: o ile pracodawca nie wyrazi wyraźnego sprzeciwu, sytuację taką traktuje się jako udzielenie zgody na wzięcie urlopu.
Kiedy pracodawca może zablokować urlop na żądanie?
Uprawnienie do wydania zgody oznacza zarazem prawo do jej odmowy. Decyzja odmowna nie może być jednak podyktowana zwykłym kaprysem – musi mieć mocne uzasadnienie.
Przełożony może sprzeciwić się urlopowi, o ile poweźmie przekonanie o bezpodstawności wniosku. W razie wejścia w spór to na zatrudniającym spoczywa jednak ciężar dowodowy – to on musi wykazać złą wolę pracownika.
Odmowa jest w pełni dopuszczalna również wtedy, gdy wymagają tego szczególne interesy firmy. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (sygn. akt II PK 123/09) negatywna decyzja musi wynikać z wyjątkowych okoliczności oraz konieczności ochrony nadrzędnego interesu zakładu pracy, w którym fizyczna obecność danej osoby okazuje się niezbędna.
Pracodawca, odmawiając wolnego, ma również prawo powołać się na zasady współżycia społecznego, których przestrzeganie stanowi bezpośredni obowiązek każdego pracownika na mocy art. 100 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141).
