Jeśli dostosowujesz importowany produkt w ramach OEM/ODM, dobra komunikacja między Tobą a producentem jest kluczowa, by produkt został wytworzony i wysłany zgodnie z zamówieniem. W tym celu tworzona jest specyfikacja produktu do importu przez zamawiającego. Co dokładnie powinien zawierać taki dokument? Czytaj dalej, by się przekonać.
Specyfikacja produktu do importu
Specyfikacja produktu do importu to dokument, który ma za zadanie być wzorcem dla fabryki realizującej Twoje zamówienie. Warto więc w niej zawrzeć każdy szczegół, inaczej producent zasypie Cię pytaniami lub postąpi po swojemu. W wielu przypadkach zamawiający nie są zadowoleni, bo otrzymany towar nie odpowiada ich wyobrażeniom, a tymczasem to oni są winni, gdyż nie zakomunikowali jasno, czego oczekują.
Specyfikacja produktu na potrzeby importu nie jest kartą techniczną (Technical Data Sheet) ani kartą charakterystyki (Material Safety Data Sheet). Te dokumenty są sporządzane, by spełnić wymogi formalne i są przeznaczone dla użytkownika, podczas gdy specyfikacja zawiera wymagania importera wobec produktu.
Zanim zaczniesz stawiać wymagania, zrozum proces produkcyjny swojego produktu. Dzięki temu będziesz w stanie ocenić, czy Twoje wytyczne będą mieć pokrycie w rzeczywistości. Będziesz wiedział jakie pytania musisz zadać dostawcom, np. czy mają na wyposażeniu maszyny, które mogą wykonać Twój projekt. Twój komunikat będzie jaśniejszy, jeżeli prześlesz dostawcy próbkę lub prototyp, jeżeli takimi dysponujesz.
Rozeznaj się, czy Twój produkt musi spełniać wymogi formalne na rynku docelowym – to będzie ważna wskazówka dla producenta.
Dlaczego potrzebujesz specyfikacji produktu dla dostawcy?
1. Przedstawisz fabryce swoje wymagania
Gdy składasz zamówienie, nie dawaj wolnej ręki dostawcy. Im bardziej szczegółowe wymagania stawisz, tym lepiej Twoje zamówienie zostanie zrealizowane.
2. Otrzymasz towary lepszej jakości
Chińskie fabryki tną koszty produkcji poprzez obniżanie jakości wyrobów. Zamiast ogólnych fraz takich jak “dobra jakość” napisz konkretnie, jakiej jakości materiały mają być użyte.
3. Otrzymasz adekwatną wycenę
Wysokość kosztów łączy się z jakością surowców i nakładem pracy. Mając potrzebne informacje od Ciebie, dostawca będzie w stanie lepiej ocenić, jaki będzie koszt produkcji.
4. Będzie stanowić wzór w razie inspekcji
Skąd inspektor ma wiedzieć, jak wygląda modelowy produkt? Specyfikacja produktu z poszczególnymi projektami stanowi właśnie taki wzór, do którego inspektor jakości może się odnieść.
Co powinno znajdować się w specyfikacji produktu?
Specyfikacja produktu zawiera takie informacje jak:
Nazwa produktu
Nazwa produktu wskazuje na to, co jest przedmiotem zamówienia. Konkretny produkt można opatrzyć kodem lub innym identyfikatorem modelu.
Wymiary, waga i ilość
Wielkość produktu to jedna z najistotniejszych cech. W zależności od kategorii wyrobu, należy podać długość, szerokość (np. tekstylia), wysokość, średnica (kubek) itp. W przypadku standardów warto dookreślić, jakie mają być wymiary produktu (w odzieży dokładne wymiary modeli XXS-XXL w centymetrach). Waga wpływa nie tylko na odczucia użytkownika, ale także na wysokość kosztów frachtu.
W Chinach stosuje się system metryczny, czyli metry, centymetr, milimetry, gramy. Ustal ilość produktu, jaka Cię interesuje.
Wzory i kolory
Należy jasno opisać, jakie mamy oczekiwania względem wzorów i kolorów produktu. Warto podać kod koloru Pantone, jako iż odbiór kolorów różni się w zależności od ustawień wyświetlacza. Wzory, loga i ich rozmieszczenie należy przesłać w pliku wektorowym. Ważne jest zaznaczenie formy – czy wzór będzie wyszywany, wydrukowany lub naniesiony w innej postaci.
Materiały
Skład surowcowy jest szczególnie istotny przy imporcie tekstyliów i ubrań; tutaj warto uściślić grubość materiału, gramaturę tkaniny czy numer przędzy. W przypadku kosmetyków i żywności przetworzonej trzeba podać składniki.
Ulepszenia produktu
Jeśli chcesz poprawić projekt otrzymany od producenta, w tym punkcie zawrzyj swoje modyfikacje. Dla przykładu: w projekcie chcesz wykorzystać ścieg łańcuszkowy zamiast ściegu owerlokowego.
Metki, opakowanie, instrukcja
Jeśli produkt musi mieć metkę, określ, gdzie ma być ona przyszyta, w jakiej formie i jakie informacje ma zawierać (dołącz projekt).
Jednostkowe opakowanie samo w sobie nie tylko chroni produkt, ale jest także reklamą zawartości. Zadbaj o to, by w zamówieniu zawrzeć projekt opakowania (np. tekturowe pudełko). Opakowanie musi spełniać wymogi formalne, takie jak nałożenie znaków produktowych, informacji o producencie itp. Końcową transakcję ułatwi naniesienie kodu kreskowego EAN/GTIN. Możesz wymagać, by sam produkt był zabezpieczony, np. umieszczony w folii.
Instrukcja użytkownika jest wymagana dla m.in. sprzętów elektronicznych, maszyn, zabawek. Instrukcja musi być sporządzona w języku oficjalnym na rynku docelowym.
Certyfikaty i oznaczenia
Aby produkt mógł być dopuszczony do obiegu, musi on posiadać wymagane certyfikaty i oznaczenia. W zależności od typu produktu i rynku docelowego, musi on posiadać znak CE, etykietę energetyczną, czy znak FCC.
Na przykład zamawiając piec stalowy, należy podać oczekiwane wysokości parametrów takich jak klasa efektywności energetycznej, bezpośrednia i pośrednia moc cieplna, współczynnik efektywności energetycznej i sprawność użytkowa przy nominalnej mocy cieplnej. W przypadku telewizora ważne będą, oprócz klasy efektywności energetycznej, przekątna ekranu w centymetrach/w calach, rozdzielczość ekranu w pikselach w poziomie i pionie, pobór mocy (W), roczne zużycie energii (kWh), pobór mocy w stanie czuwania (W) i wyłączenia (W).
Produkty asystujące (akcesoria)
Akcesoria dodane do produktu mogą mieć zastosowanie praktyczne lub ozdobne. Na przykład w przypadku odzieży, może to być dodatkowy guzik wszyty w metkę (praktyczne) lub, jeżeli jest przewożona złożona w kostkę, wstążka (ozdobne).
Przykłady specyfikacji produktu do importu
#1 Nazwa produktu: damski wełniany sweter, model Jeanne
- ODM
- Rozmiar: XS/S, S/M, L/XL (dołączona tabela wymiarów podanych w centymetrach)
- Materiał: wełna merino 100%
- Gramatura materiału: superfine 17,5 mikronów
- Waga jednostkowa: ~200-250 gram
- Kolor: Pantone Tourmaline 16-441
- Szew: francuski
- Ścieg: dżersejowy
- Certyfikat: Woolmark
- Nadruk: wyszywany wzór na rękawach (dołączony projekt)
- Metka: z boku odzieży i na karczku (dołączony projekt)
- Ilość: 1200 sztuk (każdy rozmiar po 400 sztuk)
- Opakowanie jednostkowe: pudełko kartonowe z logiem firmy i papier bibułkowy (dołączony projekt)
- Przedmioty asystujące: kartonik z nadrukiem na sznurku z kodem kreskowym (dołączony projekt) na egzemplarz
- Opakowanie zbiorcze: karton (20 sztuk w jednym)
#2 Nazwa produktu: budzik cyfrowy, model DES-38
- ODM
- Rozmiar: 120 x 40 x 25 mm
- Materiał: ABS, PMMA, stal
- Waga jednostkowa: ~150 gram
- Kolor: Pantone Volcanic Glass 18-3908
- Funkcje: zegar, alarm, drzemka, kalendarz, podświetlenie, narastająca głośność dźwięku
- Certyfikat: CE (deklaracja zgodności), UKCA, ZSEE
- Logo: wytłoczone w górnej części urządzenia (dołączony projekt)
- Ilość: 600 sztuk
- Zasilanie: jedna bateria AA
- Przedmioty asystujące: bateria LR6 AA, instrukcja obsługi (dołączony projekt)
- Opakowanie jednostkowe: pudełko kartonowe z logiem firmy i papier bibułkowy (dołączony projekt)
- Opakowanie zbiorcze: karton (20 sztuk w jednym)
Podobny zakres informacji zawiera karta produktu. Warto przygotować taki dokument, aby mieć w jednym miejscu wszystkie informacje na temat zamawianego towaru. Pomoże to też w negocjacjach z dostawcami i porównaniu ofert od różnych chińskich firm. Pamiętaj, iż to Ty jako importer musisz najlepiej znać swój produkt i wszystkie wytyczne.
Sprawdź nasz materiał wideo IMPORT Z CHIN – KARTA PRODUKTU – 15 PORAD!
Chcesz gotowy szablon karty produktu? Napisz do nas! [email protected]
Jak dopilnować, by chińska firma wyprodukowała towar zgodnie ze specyfikacją?
Po tym, jak dostawca przejdzie weryfikację, sporządź profesjonalną umowę handlową, w której zawrzesz warunki realizacji zamówienia. Specyfikację towaru można umieścić bezpośrednio w umowie lub dodać jako załącznik. Z chwilą, gdy dostawca opieczętowuje umowę, zobowiązuje się on do wywiązania z kontraktu, czyli realizacji zlecenia tak jak jest na piśmie.
Po tym jak jasno określisz, czego wymagasz, musisz sprawdzić, czy fabryka trzyma się wytycznych poprzez weryfikowanie próbek i przeprowadzanie kontroli jakości. Podczas takich kontroli inspektor na miejscu dokonuje oceny sytuacji. Pierwsze kontrole produkcji powinny mieć miejsce, kiedy wyprodukowano do ok. 20% zamówienia. Na tym etapie można wyłapać błędy i je skorygować bez większych strat. Po realizacji zamówienia weryfikuje się losowo wybrane egzemplarze. Ostatnia kontrola to ta przy załadunku towaru – dzięki niej wiesz, iż produkty są odpowiednio spakowane i gotowe do podróży.
Z dostawcą należy ustalić formę przewozu oraz odpowiednią formułę. Towar z Chin do Polski można przewieźć transportem morskim, kolejowym, drogowym, lotniczym i multimodalnym. Każda z tych form ma swoje plusy i minusy, dobierz więc formę transportu do typu produktu i swoich możliwości. Formuła transportu to jedna z zasad Incoterms 2020 określająca uniwersalne warunki kupna i sprzedaży. Korzystanie z reguł jest dobrowolne, ale zalecane. Reguł jest aż 11 i każda różni się stopniem zaangażowania stron transakcji, czyli sprzedawcy i kupującego. Na przykład porównując CIF z FOB, kupujący na CIF muszą zmierzyć się z dodatkowymi kosztami.
Specyfikacja produktu do importu – podsumowanie
- Specyfikacja produktu do importu zawiera wymagania importera wobec produktu.
- Aby stworzyć taki dokument, musisz jasno określić czego oczekujesz i zrozumieć proces produkcyjny.
- Specyfikację towaru można umieścić bezpośrednio w umowie lub dodać jako załącznik.
