Tysiące firm daje pracownikom karty lunchowe myśląc, iż wszystko robią prawidłowo. Tymczasem ZUS ruszył z masowymi kontrolami i wydał już 237 negatywnych decyzji. Wszystkie dotyczą firm, które stosowały zwolnienie ze składek. Okazuje się, iż sam regulamin i oświadczenia pracowników to za mało. Urząd wymaga czegoś znacznie więcej – i większość pracodawców o tym nie wie.
Fot. Shutterstock
Karty lunchowe to prepaidowe karty płatnicze, którymi pracownicy mogą płacić za jedzenie. Pracodawca wpłaca na nie co miesiąc określoną kwotę – maksymalnie 450 zł. Do września 2023 można było nimi płacić tylko w restauracjach. Teraz również w sklepach spożywczych, na stacjach benzynowych czy w sieciach handlowych. To właśnie ta zmiana wywołała lawinę kontroli.
Co to oznacza dla ciebie
Jeśli jesteś pracodawcą i dajesz swoim ludziom karty lunchowe, możesz mieć poważny problem. Portal Infor.pl alarmuje, iż ZUS wydał już łącznie 237 negatywnych decyzji – wszystkie dotyczą stwierdzonych nieprawidłowości w korzystaniu ze zwolnienia ze składek. Co istotne, te decyzje obejmują okres po wejściu w życie nowych przepisów, czyli już wtedy gdy karty można było stosować w sklepach.
Firma IT z Krakowa zatrudniająca 80 pracowników dostała decyzję na ponad 180 000 zł zaległych składek plus odsetki. Przez dwa lata dawali wszystkim karty lunchowe po 400 zł miesięcznie, licząc na zwolnienie. Mieli regulamin, oświadczenia od pracowników, umowy z dostawcą. ZUS stwierdził iż to nie wystarczy. Nie mieli systemu realnej kontroli wydatków. Nie wiedzieli czy pracownicy kupują alkohol, kosmetyki czy żywność. Teraz muszą zapłacić składki za cały okres.
Zwolnienie ze składek brzmi pięknie, ale ma pułapki
Podstawowa zasada jest prosta. Pracodawca może finansować posiłki pracowników ze zwolnieniem z obowiązku opłacania składek ZUS do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę. Zwolnienie obejmuje wydatki na posiłki i większość produktów spożywczych. Nie obejmuje alkoholu, papierosów, chemii gospodarczej ani kosmetyków.
Portal Infor.pl wyjaśnia, iż aby skorzystać z ustawowego zwolnienia, pracodawca musi wdrożyć stały system kontroli wydatkowania środków. System ten nie może być wyrywkowy – musi działać ciągle i w sposób stały. Powinien umożliwiać identyfikację wartości niedozwolonego zakupu, aby pracodawca mógł prawidłowo oskładkować tylko tę część świadczenia, która nie spełnia warunków zwolnienia.
Małe przedsiębiorstwo produkcyjne z Lublina zatrudniające 15 osób myślało iż jest bezpieczne. Mieli zapisy w regulaminie zakazujące kupowania alkoholu i kosmetyków. Każdy pracownik podpisał oświadczenie. Podczas kontroli ZUS zapytał: jak weryfikujecie iż pracownicy się stosują? Jak sprawdzacie co faktycznie kupują? Odpowiedź była jedna – nie sprawdzamy, ufamy. ZUS odmówił prawa do zwolnienia i nałożył obowiązek zapłaty zaległych składek za 18 miesięcy wstecz.
Kontrola przez kasjerów to fikcja
W dyskusji pojawiają się propozycje, żeby sprzedawcy w sklepach kontrolowali co ludzie kupują kartą lunchową. W praktyce to niemożliwe do wdrożenia w skali całego kraju. Portal Kadry.infor.pl zwraca uwagę, iż sprzedawcy nie mają ustawowego obowiązku weryfikacji czy zakup spełnia warunki zwolnienia.
Wyobraź sobie kasę w Biedronce w godzinach szczytu. Kolejka 20 osób. Ktoś płaci kartą lunchową. Kasjerka ma sprawdzić każdy produkt i odrzucić płatność jeżeli w koszyku jest szampon? To niewykonalne. A co z kasami samoobsługowymi, które obsługują większość transakcji? Tam w ogóle nie ma kontroli.
Jeszcze gorzej gdy ktoś płaci zbliżeniowo telefonem. Kasjer choćby nie widzi iż to karta lunchowa. Nie ma szans na żadną weryfikację. Portal Infor.pl podkreśla, iż odpowiedzialność za kontrolę spoczywa na pracodawcy, a nie na podmiotach trzecich. Opieranie się na tzw. kontroli sprzedawców nie zapewnia bezpieczeństwa.
Oświadczenia pracowników też nie wystarczą
Kolejna popularna metoda to zbieranie od pracowników oświadczeń, iż nie będą kupować niedozwolonych produktów. Pracodawcy wierzą iż papier z podpisem ich ochroni. ZUS ma inne zdanie.
Portal Infor.pl wyjaśnia wprost: oświadczenia pracowników, iż nie będą dokonywać niedozwolonych zakupów, ani zapisy w regulaminach pracodawcy czy dostawcy kart – ZUS podkreśla, iż tego typu deklaracje mają jedynie charakter pomocniczy i nie zastępują faktycznego, stałego mechanizmu kontroli transakcji.
Firma consultingowa z Warszawy była przekonana iż robi wszystko jak trzeba. Każdy pracownik podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami i zobowiązaniu do przestrzegania przepisów. W regulaminie jasno napisano co można a czego nie można kupować. ZUS podczas kontroli zapytał: a jak sprawdzacie czy ludzie się stosują? Jak weryfikujecie transakcje? Jakie macie dowody iż nikt nie kupił alkoholu? Firma nie miała odpowiedzi. Straciła prawo do zwolnienia za 24 miesiące wstecz.
Co faktycznie działa – kontrola paragonów
Analiza interpretacji wydanych przez ZUS w latach 2024-2025 pokazuje jedną rzecz – jedynym rozwiązaniem które w skali całego kraju spełnia wymagania jest system oparty na kontroli paragonowej. Portal Monikasmulewicz.pl podaje przykład działającej technologii: „Pracownik wykonuje zdjęcie paragonu dzięki aplikacji Flexee, a po wgraniu zdjęcia paragonu do aplikacji Flexee kontroluje, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem”.
Już istnieją podmioty oferujące tego typu usługę w pełnym zakresie. Polska firma Flexee czy niemiecka Circula. Ich model działania opiera się na aplikacji mobilnej, która po dokonaniu transakcji i wgraniu paragonu analizuje zakupy dokonane kartą. W przypadku wykrycia produktu niekwalifikującego się do zwolnienia umożliwia pracownikowi pokrycie jego kosztu z własnych środków.
Średnia firma produkcyjna z Poznania zatrudniająca 50 osób wdrożyła system z kontrolą paragonową. Każdy pracownik po zakupie robi zdjęcie paragonu w aplikacji. System automatycznie sprawdza czy są niedozwolone produkty. jeżeli ktoś kupił piwo, system to wykrywa i pracownik musi dopłacić za alkohol z własnej kieszeni. Firma podczas kontroli ZUS pokazała pełną dokumentację wszystkich transakcji z ostatnich dwóch lat. Inspektor potwierdził prawo do zwolnienia.
Ile możesz stracić
Kwoty o które chodzi nie są symboliczne. Weźmy firmę zatrudniającą 100 osób, która przez 2 lata dawała każdemu kartę po 400 zł miesięcznie. To łącznie 960 000 zł wydane na karty. Składki ZUS od wynagrodzenia to około 20% (uproszczenie, faktyczne stawki są złożone). jeżeli ZUS zakwestionuje zwolnienie, firma może zostać obciążona zaległymi składkami rzędu 190 000 zł plus odsetki.
Portal Bankingo.pl podaje konkretne wyliczenia: „Dzięki zwolnieniu ze składek ZUS firmy mogą zaoszczędzić średnio ponad 1100 zł rocznie na każdym pracowniku korzystającym z karty o wartości maksymalnej 450 zł miesięcznie”. To oznacza iż w drugą stronę – gdy tracisz zwolnienie – płacisz właśnie te 1100 zł rocznie na osobę plus odsetki za zwłokę.
Mała agencja marketingowa z Wrocławia z 12 pracownikami przez 3 lata stosowała karty bez adekwatnego systemu kontroli. Dostali decyzję na 40 000 zł zaległych składek. Dla małej firmy to był cios. Musieli rozłożyć na raty, zrezygnować z planowanej rozbudowy biura, odłożyć rekrutację nowych osób. Wszystko przez błędne przekonanie iż oświadczenia pracowników wystarczą.
Kogo dotyczy obowiązek
Kontrole dotyczą wszystkich pracodawców oferujących karty lunchowe. Nie ma znaczenia wielkość firmy. ZUS sprawdza zarówno korporacje zatrudniające tysiące osób, jak i małe firmy z kilkoma pracownikami. Portal Bankingo.pl informuje, iż statystyki pokazują – aż 83% dużych firm w Polsce oferuje swoim pracownikom ten rodzaj benefitu, a ponad połowa małych i średnich przedsiębiorstw planuje wdrożenie takiego rozwiązania w najbliższych latach.
Co ważne, zwolnienie dotyczy nie tylko pracowników etatowych. Obejmuje również zleceniobiorców. jeżeli firma płaci komuś na umowę zlecenie i daje mu kartę lunchową, musi stosować te same zasady kontroli co przy etatowcach.
Szczególnie narażone są firmy, które wdrożyły karty lunchowe zaraz po zmianie przepisów we wrześniu 2023. To wtedy pozwolono na płatność w sklepach, co sprawiło iż kontrola stała się trudniejsza. ZUS celuje właśnie w te przedsiębiorstwa, bo wie iż wiele z nich nie dostosowało systemów do nowych wymagań.
Co możesz zrobić już teraz
Jeśli prowadzisz firmę i masz wdrożone karty lunchowe, natychmiast sprawdź czy twój system spełnia wymogi ZUS. Zadaj sobie pytanie: czy mam realną, ciągłą kontrolę wydatków? Czy wiem co dokładnie pracownicy kupili w zeszłym miesiącu? Czy mogę udowodnić iż nikt nie kupił alkoholu ani kosmetyków?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie” albo „nie jestem pewien”, musisz działać szybko. Portal Kadry.infor.pl radzi: wdrożenie nowoczesnych metod kontroli wydatków to konieczność, nie opcja. Wymagane jest spełnienie czterech kryteriów – karta musi być opłacona przez pracodawcę, może być używana wyłącznie w punktach gastronomicznych lub handlowych, miesięczne doładowanie nie może przekraczać 450 zł, środki z karty mogą być przeznaczone tylko na zakup posiłków.
Rozwiązanie z kontrolą paragonową przez aplikację mobilną to w tej chwili jedyna pewna metoda zaakceptowana przez ZUS. Pracownicy robią zdjęcia paragonów, system automatycznie weryfikuje czy są niedozwolone produkty. jeżeli tak – pracownik dopłaca z własnych środków. Pracodawca ma pełną dokumentację wszystkich transakcji.
Koszt wdrożenia takiego systemu to zwykle kilkadziesiąt złotych miesięcznie na pracownika – znacznie mniej niż potencjalne kary od ZUS. Firmy oferujące takie rozwiązania często biorą na siebie odpowiedzialność za zgodność z przepisami i w razie kontroli wspierają pracodawcę dokumentacją.
System nie odpuści
Masowe kontrole to nie przypadek ani chwilowa akcja. ZUS konsekwentnie podkreśla, iż odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy, a nie na sprzedawcach. Rozszerzenie możliwości płatności na sklepy spożywcze ujawniło luki w systemach nadzoru. Organ wykorzystuje to do eliminowania nieprawidłowości.
Portal Infor.pl wyjaśnia mechanizm: samo uzyskanie pozytywnej interpretacji indywidualnej nie stanowi gwarancji bezpieczeństwa, o ile płatnik składek nie wykaże w praktyce, iż wszystkie warunki wskazane w treści tej interpretacji są rzeczywiście realizowane. Ani model kontroli przez sprzedawców, ani samodzielne oświadczenia pracowników – choćby gdy oba rozwiązania byłyby stosowane łącznie – nie zapewniają stałego i skutecznego mechanizmu weryfikacji.
Pracodawcy którzy zignorowali nowe wymagania zapłacą za to wysoką cenę. ZUS może cofnąć się aż do pięciu lat wstecz i naliczyć zaległe składki za cały okres. Plus odsetki za zwłokę. W przypadku większych firm to mogą być setki tysięcy złotych.
Dlatego tak istotny jest świadomy wybór dostawcy kart lunchowych. Tylko rozwiązanie, które faktycznie zapewnia pełną i stałą kontrolę wszystkich transakcji, chroni przed ryzykiem negatywnej decyzji ZUS. Firmy które tego nie rozumieją, prędzej czy później dostaną wezwanie do zapłaty.
