Krajowy System e-Faktur – przygotowanie i wdrożenie

Zdjęcie: Krajowy System e-Faktur - przygotowanie i wdrożenie

Już za kilka miesięcy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym narzędziem, z którego przedsiębiorcy będą musieli korzystać przy wystawianiu i odbieraniu faktur. Należąca do Ministerstwa Finansów platforma ma uprościć rozliczenia podatkowe i ułatwić elektroniczny obieg dokumentów. Warto więc już teraz zapoznać się z najważniejszymi zmianami, jakie wiążą się z przejściem na KSeF, a także poznać dokładne terminy, od których korzystanie z tego narzędzia stanie się obowiązkowe.

1. Do czego służy Krajowy System e-Faktur?
2. Funkcje KSeF ułatwiające prowadzenie biznesu
3. Kto będzie musiał korzystać z KSeF w 2026 roku?
4. Bezproblemowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur
5. Terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF
6. Jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?
7. Co daje integracja programu fillup z KSeF?

Co ciekawe, o ile duże firmy osiągające obroty przekraczające 200 mln zł rocznie będą musiały korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 r., to pozostali podatnicy VAT mają więcej czasu w przygotowanie się do tej zmiany. W naszym artykule znajdziesz szczegółowe informacje na temat etapów wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur, poznasz najważniejsze funkcje narzędzia, a także dowiesz się, co można zrobić, aby przejść przez cały proces towarzyszący zmianie bez niepotrzebnego stresu oraz ryzyka popełnienia błędów.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to narzędzie powiązane z Ministerstwem Finansów, które odpowiada za rejestrację, weryfikację i archiwizowanie wszystkich faktur. Jest to centralna baza, w której faktury przechowywane są w formacie ustrukturyzowanym XML. Wszystkie dokumenty otrzymują specjalny numer identyfikacyjny, co pozwala zweryfikować poprawność faktury oraz datę jej wystawienia. W związku z tym obowiązek korzystania z KSeF całkowicie zmienia sposób funkcjonowania firm. O ile wcześniej sprzedawca musiał wystawić fakturę, a następnie udostępnić ją kontrahentowi, to od 2026 r. każdy dokument będzie musiał najpierw trafić do państwowej platformy. Dopiero po przeprowadzeniu weryfikacji faktura trafi do nabywcy.

Funkcje KSeF ułatwiające prowadzenie biznesu

Rejestracja wszystkich dokumentów w centralnym systemie pozwala nadawać im numery identyfikacyjne, a dzięki temu, iż stosowana jest faktura ustrukturyzowana, proces walidacji danych przebiega w sposób automatyczny. Dużym udogodnieniem dla przedsiębiorców jest to, iż dokumenty przechowywane są w bazie przez 10 lat, co eliminuje konieczność archiwizowania ich przez płatnika. Jest to oszczędność czasu, pieniędzy oraz miejsca, a także możliwość uniknięcia problemów w razie kontroli. Przedsiębiorcy nie muszą się zastanawiać, gdzie podziała się archiwalna faktura, bo wszystkie dokumenty z ostatnich lat są łatwo dostępne w jednym miejscu. Krajowy System e-Faktur to także korzyść dla nabywcy, gdyż nie musi się martwić, czy sprzedawca będzie pamiętał o udostępnieniu faktury. Zostanie ona przesłana natychmiast po zatwierdzeniu.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF w 2026 roku?

Przepisy jasno wskazują, iż Krajowy System e-Faktur od 2026 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce. Nie można jednak zapominać również o podatnikach zwolnionych z VAT oraz podmiotach, które wystawiają faktury B2B i posiadają polski numer NIP. Wyłączone z obowiązku będą więc jedynie faktury konsumenckie, dokumenty związane z procedurami OSS i IOSS, faktury proforma, bilety, noty korygujące oraz faktury w zamówieniach publicznych, które są obsługiwane przez Platformę Elektronicznego Fakturowania. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości związanych z platformą Ministerstwa Finansów najlepiej sięgnąć po starannie opracowane poradniki KSeF. Opisano w nich między innymi wskazówki na temat tego, jak przygotować się na wejście systemu, w jaki sposób można się do niego zalogować oraz co należy zrobić w przypadku zauważenia błędów na fakturze.

Bezproblemowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur

Proces wdrożenia KSeF może wydawać się bardzo skomplikowany i czasochłonny, ale działając zgodnie z przemyślanym planem, można się do tego odpowiednio przygotować. Najważniejsze jest przeprowadzenie analizy procesów fakturowania, jakie są stosowane w firmie. Absolutne minimum to zweryfikowanie, czy można dostosować wystawiane faktury do formatu XML oraz stworzenie listy źródeł danych, które trzeba będzie zintegrować z systemem. Kolejny krok to wybór systemu do obsługi KSeF. Warto mieć na uwadze, iż oprócz darmowego narzędzia Ministerstwa Finansów, czyli Aplikacji Podatnika KSeF, przedsiębiorcy mogą korzystać również z wielu komercyjnych programów księgowych, o ile oferują integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Jednym z takich narzędzi jest fillup. Ze względu na konieczność uwierzytelniania tożsamości w celu uzyskania dostępu do systemu KSeF, należy wcześniej zdecydować, która z dostępnych metod autoryzacji będzie najwygodniejsza. Może to być Profil Zaufany, kwalifikowany podpis, certyfikat KSeF lub token autoryzacyjny. Pozostałe działania, jakie warto przeprowadzić, to szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i księgowanie faktur oraz przygotowanie planu awaryjnego, czyli procedury wystawiania faktur w przypadku awarii systemu lub problemów z internetem.

Terminy wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF

W celu sprawnego wdrożenia nowego systemu, obowiązek korzystania z KSeF wdrażany jest stopniowo. Ministerstwo Finansów podzieliło wdrożenie na trzy etapy. Nie ma więc jednej odpowiedzi na pytanie KSeF od kiedy. Pierwszy ze wspomnianych etapów zaczyna się z dniem 1 lutego 2026 r. To właśnie wtedy podatnicy uzyskujący obrót powyżej 200 mln zł będą musieli zacząć korzystać z platformy. Warto pamiętać, iż pod uwagę brane będą wyniki z 2024 roku. Kolejny etap przypada na 1 kwietnia 2026. Od tego dnia wszyscy pozostali czynni płatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z nowego rozwiązania. Mniejsi przedsiębiorcy, których sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, mają natomiast nieco więcej czasu i mogą wstrzymać się z korzystaniem z KSeF do 1 stycznia 2027 roku. Lepiej jednak nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę, ponieważ wcześniejsze wdrożenie systemu pozwoli na spokojnie zapoznać się ze wszystkimi opcjami, a także skorzystać z bezpłatnego środowiska testowego. Może się to okazać najważniejsze w firmach, które korzystają z licznych integracji i chcą wszystko przetestować, aby później nie doszło do poważnych błędów.

Jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?

Wystawienie faktury w KSeF jest o tyle łatwe, iż większość działań można przeprowadzić w programie fillup lub innej aplikacji oferującej integrację z systemem Ministerstwa Finansów. Na początek należy więc utworzyć fakturę i przeprowadzić jej konwersję do formatu XML. Tak przygotowany dokument można przesłać do systemu KSeF, gdzie zostanie poddany walidacji i otrzyma numer identyfikacyjny. Na koniec faktura zostanie udostępniona nabywcy w sposób automatyczny, a ten będzie mógł ją zobaczyć na swoim koncie w Krajowym Systemie e-Faktur.

Co daje integracja programu fillup z KSeF?

Fillup to nowoczesny program wspierający prowadzenie biznesu dzięki ułatwionej cyfryzacji dokumentów oraz elektronicznej komunikacji z urzędami. Istotną zaletą narzędzia jest możliwość przeprowadzenia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Warto z niej skorzystać, aby można było zyskać dostęp do takich funkcji jak wystawianie darmowych e-faktur KSeF online, wysyłanie ich do systemu KSeF z automatycznym generowaniem UPO oraz łatwe przechowywanie i przeglądanie dokumentów. Do tego dochodzą dodatkowe udogodnienia w postaci eksportu danych do wielu popularnych formatów (m.in. do XML, Word i PDF) oraz kooperacja z popularnymi programami wykorzystywanymi w biznesie. Wśród tych narzędzi znalazły się Insert GT, Płatnik, e-pity oraz Symfonia.

W zależności od własnych preferencji fillup pozwala na pracę online lub offline, przy czym należy wówczas pamiętać o wybraniu wersji instalowanej na komputerze. Wszystkie działania użytkowników programu są bezpieczne dzięki zastosowaniu szyfrowania na poziomie bankowym. Warto więc z wyprzedzeniem przetestować możliwości programu, aby później uniknąć pośpiechu i zapewnić płynne przejście na obowiązkowy system e-faktur.