Poczta przyniosła awizo? Nie masz czasu odebrać przesyłki? jeżeli nadawcą jest ZUS, możesz zapłacić bardzo wysoką cenę. System działa bezwzględnie – nieodebrana przesyłka równa się doręczeniu. A konsekwencje sięgają tysięcy złotych.
Fot. Warszawa w Pigułce
ZUS zyskał nowe uprawnienia kontrolne
Od 27 stycznia 2026 Zakład Ubezpieczeń Społecznych dysponuje znacznie szerszymi kompetencjami w zakresie kontroli zwolnień lekarskich. Może teraz żądać od ubezpieczonych wyjaśnień i dodatkowych informacji, kontrolować zwolnienia z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny, a przede wszystkim – sprawdzać prawidłowość wykorzystania L4 choćby po zakończeniu zwolnienia.
Ta ostatnia zmiana jest najbardziej dotkliwa. Kontrole mogą być przeprowadzane wstecz, na podstawie dokumentacji medycznej. choćby jeżeli już wróciłeś do pracy i skończyło się zwolnienie, ZUS może zakwestionować jego prawidłowość i zażądać zwrotu wypłaconego zasiłku. W 3 kwartale 2024 roku na terenie całego kraju zweryfikowano ponad 26,4 tys. osób przebywających na zwolnieniach. W 1930 przypadkach wydano decyzję o zwrocie lub wstrzymaniu wypłaty zasiłku chorobowego na łączną kwotę 4,16 mln zł.
Kontrolerzy ZUS otrzymali też prawo do legitymowania osób na L4 i wstępu do miejsca kontroli – podobne uprawnienia jak funkcjonariusze policji. To już nie są grzecznościowe wizyty.
Biała zwrotka to pułapka, która kosztuje
Większość Polaków nie zdaje sobie sprawy, iż nieodebranie listu poleconego od ZUS wcale nie oznacza jego nieotrzymania. Kluczowa jest tutaj kolor zwrotnego potwierdzenia odbioru. jeżeli ZUS wysyła wezwanie z białą zwrotką, działa w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego. W takim przypadku nieodebrana przesyłka po 14 dniach od pierwszego awizowania uznawana jest za skutecznie doręczoną.
Brzmi absurdalnie? Przepisy nie pozostawiają wątpliwości. Gdy listonosz zostawia awizo w skrzynce, zaczyna biec termin. Po 14 dniach, choćby jeżeli nigdy nie podniosłeś karteczki z urzędu pocztowego, prawo uznaje iż zapoznałeś się z treścią pisma. Konsekwencje są realne i dotykają portfele Polaków.
Urzędnicy mogą też kontaktować się telefonicznie, mailowo lub przez SMS. Od 2019 roku ZUS ma prawo wzywać na kontrole drogą elektroniczną. Wezwanie jest skuteczne, gdy kontrolowany potwierdzi otrzymanie wiadomości. W praktyce oznacza to, iż ignorowanie telefonów z nieznanego numeru też nie pomoże – ZUS może wysłać kontrolera bezpośrednio pod wskazany w L4 adres.
Stracisz cały zasiłek, nie tylko jego część
Konsekwencje niestawienia się na kontrolę są drastyczne. ZUS może uznać zwolnienie za nieważne od dnia badania, wstrzymać wypłatę zasiłku, a w skrajnych przypadkach zażądać zwrotu wszystkich już wypłaconych świadczeń – za cały okres zwolnienia, nie tylko za dni po nieudanej kontroli.
Pan Maciej z Warszawy przebywał na 21-dniowym zwolnieniu po operacji kolana. Otrzymał wezwanie na kontrolę w 14 dniu zwolnienia, ale przesyłki nie odebrał – był akurat na rehabilitacji. Po 2 tygodniach ZUS wydał decyzję o utracie prawa do zasiłku. Mężczyzna musiał zwrócić 4200 zł wypłaconego już zasiłku. Odwołanie do sądu trwa od pół roku.
Nie pomaga też argument, iż fizycznie nie mogłeś odebrać przesyłki z powodu choroby. jeżeli lekarz zalecił ci leżenie w łóżku i faktycznie tego się trzymałeś, powinieneś zawiadomić ZUS o tym fakcie i wyjaśnić przyczynę nieobecności. jeżeli zignorujesz wezwanie lub zamilczysz, decyzja może być dla ciebie bardzo kosztowna.
Najgorszy scenariusz dotyczy osób na długotrwałych zwolnieniach. jeżeli przebywasz na L4 przez 90 dni i ZUS zakwestionuje twoje zwolnienie w 60 dniu, możesz stracić zasiłek za całe 90 dni. To dziesiątki tysięcy złotych do oddania.
Kontrolują choćby po zakończeniu L4
Nowe uprawnienia ZUS to prawdziwa rewolucja. Zakład może teraz weryfikować prawidłowość zwolnienia już po jego zakończeniu, na podstawie dokumentacji medycznej. Wcześniej, gdy zwolnienie się kończyło, kontrola stawała się niemożliwa. Teraz nic nie stoi na przeszkodzie.
Lekarz orzecznik ma prawo zażądać od lekarza wystawiającego L4 całej dokumentacji medycznej. Może też poprosić o przesłanie dodatkowych dokumentów, które posłużą do weryfikacji czy faktycznie były podstawy do wydania zwolnienia. Termin na dostarczenie dokumentacji to 14 dni.
W razie stwierdzenia nieprawidłowości ZUS przekazuje informacje bezpośrednio do okręgowych izb lekarskich. To ważna zmiana – wcześniej ścieżka odpowiedzialności zawodowej lekarza była kręta i często nieskuteczna. Teraz ma być prostsza i szybsza.
Co istotne, ZUS może kontrolować również osoby po ustaniu ubezpieczenia chorobowego. jeżeli straciłeś pracę i pobierałeś zasiłek po ustaniu zatrudnienia, Zakład może skontrolować prawidłowość tego zwolnienia choćby kilka miesięcy później i zażądać zwrotu pieniędzy.
Kto trafia na celownik ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie kontroluje wszystkich po kolei. Ma swoje priorytety i profile osób szczególnie narażonych na weryfikację. Najczęściej kontrolowane są osoby korzystające z krótkotrwałych, kilkudniowych zwolnień – zwłaszcza gdy pojawiają się one regularnie, zawsze w poniedziałki lub piątki, albo tuż przed długimi weekendami.
W 2024 roku wystawiono w Polsce ponad 27,4 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy. To ogromna liczba, która wymaga selekcji. ZUS bierze pod uwagę też pracowników wykorzystujących zwolnienie krótko po uzyskaniu ubezpieczenia społecznego oraz osoby, które już wcześniej zostały przyłapane na nieprawidłowym korzystaniu z L4.
Szczególnie podejrzane są zwolnienia wystawiane przez tego samego lekarza dla wielu pracowników z jednej firmy w podobnym czasie. Kontrolerzy sprawdzają też osoby prowadzące działalność gospodarczą, które na zwolnieniu przez cały czas aktywnie zarządzają firmą, odpowiadają na maile służbowe i uczestniczą w spotkaniach biznesowych.
Od 13 kwietnia 2026 kontrole obejmą także aktywność niezgodną z celem zwolnienia. To pojęcie zostało precyzyjnie zdefiniowane – obejmuje wszelkie działania utrudniające lub wydłużające leczenie albo rekonwalescencję. Remonty mieszkań, wyjazdy wakacyjne, intensywny sport – wszystko to może skutkować utratą świadczenia.
Co sprawdzają podczas wizyty kontrolnej
Kontrola schematy wykorzystywania zwolnienia lekarskiego ma konkretny cel. Kontrolerzy ZUS lub pracodawcy (gdy firma zatrudnia powyżej 20 osób) sprawdzają dwie rzeczy: czy w okresie zwolnienia lekarskiego nie wykonujesz pracy zarobkowej i czy nie wykorzystujesz L4 w sposób niezgodny z jego celem.
Praca zarobkowa to każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od podstawy prawnej. Obejmuje zarówno umowę o pracę, zlecenie, działalność gospodarczą jak i drobne dorywcze zajęcia. Wyjątkiem są tylko czynności incydentalne, których podjęcia wymagają istotne okoliczności. Ważne: polecenie pracodawcy nie jest istotną okolicznością. Nie możesz więc wykonywać poleceń szefa podczas L4, choćby jeżeli nazwie to „pilną sprawą”.
Kontrolerzy mogą pojawić się bez zapowiedzi, w dowolnym czasie – choćby w weekendy i święta. Mają prawo wejść do miejsca pobytu wskazanego w zaświadczeniu lekarskim. jeżeli tam cię nie zastanie, możesz być wezwany do złożenia wyjaśnień. Usprawiedliwiona nieobecność to wizyta u lekarza, w aptece, rehabilitacja czy nagła hospitalizacja. Musisz jednak móc to udokumentować.
Jeśli zwolnienie wystawione zostało z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny, kontrolerzy dodatkowo sprawdzają, czy w gospodarstwie domowym nie ma innych osób, które mogłyby zapewnić opiekę. Nie dotyczy to opieki nad dzieckiem do 2 lat – tam prawo jest bezwzględne.
Jak się zabezpieczyć przed problemami
Najważniejsza zasada to podanie prawidłowego adresu pobytu na zwolnieniu lekarskim. jeżeli planujesz spędzić czas rekonwalescencji u rodziców, partnera lub w innym miejscu niż twoje stałe zamieszkanie, musisz podać lekarzowi ten faktyczny adres. Każda zmiana miejsca pobytu w trakcie zwolnienia musi być zgłoszona pracodawcy i ZUS nie później niż w ciągu 3 dni.
Zawsze odbieraj korespondencję z ZUS – zarówno tradycyjną jak i elektroniczną. jeżeli masz założony profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS (PUE ZUS), wszystkie pisma trafiają tam automatycznie. Po 14 dniach od umieszczenia dokumentu w systemie, choćby jeżeli go nie odczytasz, uznaje się iż został doręczony.
W przypadku otrzymania wezwania na badanie kontrolne nie ignoruj go. jeżeli z ważnych powodów nie możesz stawić się w wyznaczonym terminie (np. jesteś zbyt chory by podróżować), niezwłocznie skontaktuj się z ZUS i przedstaw sytuację. Poproś lekarza prowadzącego o wystawienie zaświadczenia potwierdzającego niemożność stawienia się na badanie.
Podczas zwolnienia unikaj jakiejkolwiek aktywności zarobkowej. choćby odpowiadanie na służbowe maile, uczestnictwo w wideokonferencjach czy podpisywanie dokumentów może zostać uznane za pracę. Nie prowadź remontów, nie podejmuj intensywnej aktywności fizycznej niezwiązanej z zaleceniami lekarskimi. Pamiętaj, iż ZUS może zweryfikować twoje zwolnienie choćby po jego zakończeniu.
Jeśli otrzymasz decyzję o utracie prawa do zasiłku lub nakazie zwrotu wypłaconych świadczeń, masz prawo się odwołać. Termin na złożenie odwołania to 1 miesiąc od dnia otrzymania decyzji. Nie czekaj – po upływie tego czasu możliwości odwołania są bardzo ograniczone. Warto rozważyć pomoc prawnika specjalizującego się w prawie ubezpieczeń społecznych.
