Gmina Niepołomice zaprasza do składania ofert na obsługę gastronomiczną i sprzedaż piwa podczas Dni Niepołomic, które odbędą się od 14 do 15 czerwca 2025 r. w Parku Miejskim i przy Małopolskim Centrum Dźwięku i Słowa w Niepołomicach.
Organizator: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach, Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice
Jednostka odpowiedzialna za wybór oferty i zawarcie umowy oraz kontakt: Referat Promocji i Kultury, ul. Zamkowa 9a, tel. 12 250 94 50, e-mail: [email protected]
Zakres usługi i opis wymagań stawianych Wykonawcy:
Organizator zamierza wybrać spośród Oferentów Wykonawcę, któremu wynajmie działki oznaczone na załączonym planie graficznym pod obsługę gastronomiczną 33. Dni Niepołomic w dniach 14-15 czerwca 2025 r. w Niepołomicach.
Oferent będzie zobowiązany do obsługi gastronomicznej 33. Dni Niepołomic zapewniając jedzenie i napoje.
Oferent nie będzie wyłącznym sprzedawcą artykułów spożywczych w Parku Miejskim w Niepołomicach – działki 340 m2 i 540 m2 wydzierżawione będą niepołomickim przedsiębiorcom pod działalność gastronomiczną.
Cena minimalna za najem oznaczonego terenu: 19 000,00 zł netto;
Oferent musi posiadać odpowiednie pozwolenia na prowadzenie działalności stosownie do oferowanej działalności gastronomicznej oraz aktualne pozwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych.
Wymagane jest doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami.
W ramach obsługi gastronomicznej wybrany Wykonawca zobowiązuje się zorganizować:
- foodtrucki (nie mniej niż 12) o zróżnicowanym asortymencie, czyli potrawy w menu poszczególnych foodtrucków nie powinny się powielać (prosimy o rozpisanie w ofercie menu każdego z foodtrucków);
- stoiska z lanym piwem w odpowiedniej ilości, podawanych w kubkach jednorazowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l;
- minimum 500 miejsc siedzących, zestawów ławek i stołów;
- wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność związaną ze świadczonymi przez siebie usługami podczas imprezy;
- wykonawca przed rozpoczęciem Imprezy przekaże Organizatorowi nieodpłatnie odpowiednio zatwierdzone (opieczętowane) talony na potrzeby wyżywienia ekip technicznych w ilości 100 szt.;
- wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę na dostawę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
Warunki udziału Oferentów w postępowaniu:
O obsługę gastronomiczną Imprezy mogą się ubiegać Oferenci, którzy:
- złożą ofertę zgodną z zakresem zapytania ofertowego w terminie wyznaczonym do jej złożenie, na załączonym formularzu;
- posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności gastronomicznej oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobowym odpowiednim do realizacji zamówienia;
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i organizacyjnej zapewniającej realizację zamówienia.
Oferty nie spełniające, o których mowa w pkt. od 1 do 3 nie będą rozpatrywane.
Informacje dotyczące przygotowania oferty:
Oferent powinien zapoznać się z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.
Oferent złoży ofertę w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach do 30 maja 2025 r. do godziny 10.00.
Oferta powinna być sporządzona czytelnie, w języku polskim oraz opatrzona pieczęcią Oferenta i podpisana przez wszystkie osoby reprezentujące Oferenta.
Oferta musi zawierać adres, nr telefonu i adres e-mail, a także dane do kontaktu osoby wyznaczonej do obsługi zamówienia.
Jeżeli oferentem jest spółka cywilna oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników spółki, a do oferty należy dołączyć umowę spółki.
Oferta powinna określać proponowany asortyment.
Do oferty należy dołączyć wypis z rejestru podmiotów objętych nadzorem Sanepidu.
Do oferty należy dołączyć posiadane referencje, nie mniej niż 5, nie więcej niż 10. Brak dołączonych referencji wymaganych na potwierdzenie posiadania doświadczenia tj. minimum 5 będzie skutkowało nie rozpatrywaniem. Organizator nie będzie wzywał do ich uzupełnienia.
Oferent przedstawi oferowaną cenę za najem terenu na czas Imprezy, uwzględniając w niej cenę minimalną 19 000 zł oraz nieodpłatne talony w ogłoszeniu.
Termin i miejsce składania ofert:
Oferty należy składać:
– w formie papierowej, w zamkniętej kopercie – w siedzibie Organizatora: Urząd Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice) lub
– elektronicznie: przez ePUAP UMiG w Niepołomicach.
Przy składaniu ofert należy zamieścić adnotację: „33. DNI NIEPOŁOMIC, 14-15 czerwca 2025 r. – obsługa gastronomiczna”.
Termin składania ofert do 30 maja 2025 r. do godz. 10.00.
O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice).
Odpowiedzialność za terminowe złożenie oferty ponosi Oferent.
Rozpatrzenie ofert odbędzie się w Urzędzie Miasta i Gminy w Niepołomicach (Plac Zwycięstwa 13, 32-005 Niepołomice). Organizator dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie do 2 czerwca 2025 r..
W przypadku dodatkowych pytań Zamawiający będzie się kontaktować z Oferentem telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
Umowa najmu z wybranym Oferentem zostanie zawarta niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert, nie później niż w terminie 10 dni od wybrania oferty.
W przypadku niespełnienia któregokolwiek z wymagań określonych w zamówieniu, niewypełnienia całości formularza itp. Organizator ma prawo do nierozpatrywania takiej oferty.
W przypadku wątpliwości co złożonych ofert Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w ofercie.
W sytuacji, gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zakończenia postępowania bez wybrania oferty i zawarcie umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem.
Kryteria oceny ofert:
Cena za najem terenu, uwzględniająca cenę minimalną – waga 70%.
(Liczba punktów = ( Cof/ Cmax ) * 100 * waga
gdzie:
– Cmax – najwyższa cena spośród wszystkich ofert
– Cof – cena podana w ofercie)
Udokumentowane doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych podobnego rodzaju poparte referencjami (minimum 5, maksimum 10) – waga 10%.
Różnorodna oferta kulinarna foodtrucków (minimum 12 foodtrucków) – waga 20%.
Informacje dodatkowe:
Sprawność instalacji: Wykonawca jest zobowiązany do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych oraz zabezpieczania ich na miejscu imprezy i potwierdzenia tego zaświadczeniem elektryka (dostarczone do organizatora do 14 czerwca 2025 r. do godz. 9.00).
Energia elektryczna: Wykonawca we własnym zakresie zawrze i rozliczy umowę o moc i dostawę prądu oraz zabezpieczy we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
Prezentowanie cen: Organizator wymaga, aby podczas Imprezy ceny towarów i dań podawane były za sztukę/porcję.
Zabezpieczenie nawierzchni: stoiska powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem zajmowanej powierzchni tłustymi odpadami.
Estetyka: Wykonawca będzie zobowiązany do estetycznego i równomiernego rozstawienia stoisk w parku miejskim, tak aby zagospodarować w sposób przyjazny dla widzów wynajmowany teren.
Czystość: Wykonawca zobowiązany będzie do utrzymania czystości w granicach swojego obszaru oraz do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach i ogródkach gastronomicznych.
Ochrona: Organizator nie zapewnia ochrony mienia Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się pozostawić teren w stanie niepogorszonym oraz uporządkować na własny koszt do 16 czerwca 2025 r. do godziny 10.00.
Wykonawca podczas Imprezy wydaje posiłki i napoje tylko w naczyniach i kubkach jednorazowych nadających się do recyklingu.
Wyłączenie Odpowiedzialności: Organizator nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.
Pojazdy: Zabrania się ruchu pojazdów w trakcie Imprezy na chodnikach w Parku Miejskim, jak również w bezpośrednim sąsiedztwie, mogących doprowadzić do uszkodzenia nawierzchni i jej zanieczyszczenia. W przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub zanieczyszczenia Wykonawca na własny koszt wykona naprawę, remont chodnika, trawnika, usunie zanieczyszczenia z udostępnionej powierzchni itp. w terminie uzgodnionym z Organizatorem. Ruch pojazdów będzie możliwy tylko na czas montażu i demontażu stoisk.
Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych pojazdom wykorzystywanym przez osoby związane z wykonywaniem usługi gastronomicznej.
Montaż: Teren Parku Miejskiego będzie dostępny do montażu urządzeń/stoisk od piątku 13 czerwca 2025 r.
Wzór umowy: Organizator pobierze opłatę za najem terenu, na którym będzie świadczona działalność gastronomiczna i handlowa zgodnie z umową, której wzór stanowi załącznik do niniejszego zamówienia. Termin wniesienia opłaty: 6 czerwca 2025 r.
Obszar powierzchni najmu na działalność gastronomiczną i handlową jest określony w załączniku do wzoru umowy z Wykonawcą.
Orientacyjny czas trwania wydarzeń w Parku Miejskim:
Sobota: od godziny 10.00 do 24.00 i Niedziela: 00.00-3.00
Niedziela: od godz. 11.00 do 00.00 (w zależności od programu Imprezy)
Załączniki:
- formularz oferty
- wzór umowy dzierżawy
- mapa poglądowa – obszar w Parku Miejskim
