Działalność nierejestrowana kojarzy się z wolnością od ZUS-u i skomplikowanej księgowości. To prawda – ale tylko do momentu, gdy nie trafisz na „czarną listę” Ministerstwa Finansów. Dla niektórych branż zwolnienie z kasy fiskalnej nie istnieje, choćby jeżeli zarabiasz 200 złotych miesięcznie.
Fot. Shutterstock
Od 1 stycznia 2026 roku limit kwartalnych przychodów dla działalności nierejestrowanej wynosi 10813,50 zł – to 225% minimalnego wynagrodzenia. Miesięcznie można zarobić około 3600 złotych, nie rejestrując firmy w CEIDG. Brak składek ZUS, prosta ewidencja w zeszycie, rozliczenie w zwykłym PIT-36. Brzmi zachęcająco, ale diabeł tkwi w szczegółach.
Kiedy kasa fiskalna staje się obowiązkowa
Ministerstwo Finansów stworzyło katalog towarów i usług, które są bezwzględnie wyłączone ze zwolnienia. To oznacza, iż osoby wykonujące te czynności muszą posiadać kasę fiskalną – i to często drogą kasę online – zanim obsłużą pierwszego klienta. Nie ma tu znaczenia, iż planujesz zarobić tylko 200 złotych miesięcznie.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku w paragrafie 4 wymienia dziesiątki branż, które nie mogą liczyć na standardowy limit 20000 złotych obrotu rocznie. Dla nich kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży, niezależnie od wysokości przychodu.
Fryzjerzy, kosmetyczki i gastronomia w pułapce przepisów
Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne – to jedna z najbardziej dotkniętych grup. jeżeli planujesz dorabiać jako kosmetyczka mobilna, przyjeżdżając do klientów do domu, musisz mieć kasę fiskalną. choćby jeżeli robisz trzy zabiegi miesięcznie za 150 złotych każdy.
Usługi gastronomiczne świadczone przez stacjonarne placówki (także sezonowe) oraz catering również nie mają zwolnienia. Prowadzisz małą cukiernię lub sezonową budkę z lodami? Kasa obowiązkowa. Robisz catering na urodziny znajomym? Tak samo.
Branża motoryzacyjna to kolejna grupa na celowniku. Naprawy pojazdów samochodowych, motocykli, motorowerów – włączając naprawy opon, ich zakładanie, bieżnikowanie i regenerowanie – wymagają kasy od pierwszej złotówki przychodu. Nie ma znaczenia, czy naprawiasz jeden samochód w miesiącu czy dziesięć.
Medycyna, prawo i inne usługi bez ulgi
Lekarze i dentyści świadczący usługi w zakresie opieki medycznej również nie mogą korzystać ze zwolnienia. Wyjątkiem są niektóre specyficzne grupy medyczne wymienione w załączniku do rozporządzenia, ale standardowa praktyka lekarska czy stomatologiczna wymaga kasy.
Usługi prawnicze – z wyłączeniem czynności notarialnych – także znajdują się na liście. Radca prawny, adwokat czy doradca podatkowy przyjmujący osoby prywatne muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, choćby przy działalności nierejestrowanej.
Transport, automaty i inne niespodzianki
Przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji – bez względu na to, czy kursy są regularne, czy nieregularne – wymagają kasy od pierwszej transakcji. To dotyczy również platform typu BlaBlaCar, jeżeli świadczysz te usługi regularnie osobom prywatnym.
Od 1 lipca 2025 roku obowiązek objął również nowe kategorie: wyroby klasyfikowane do CN 2404 i 8543 40 (papierosy elektroniczne, wyroby z konopi do palenia lub wdychania), węgiel i paliwa stałe do celów opałowych oraz wyroby zawierające alkohol etylowy powyżej 50% objętości nieprzeznaczone do spożycia (rozpuszczalniki, płyny odkażające).
Od 1 kwietnia 2026 roku usługi parkingowe wymagają kasy fiskalnej. Prowadzisz mały parking przy domu? Wynajmujesz miejsce postojowe? Musisz mieć kasę, choćby jeżeli zarabiasz 300 złotych miesięcznie.
Od 1 kwietnia 2027 roku obowiązek obejmie automaty vendingowe. jeżeli stawiasz automat z kawą czy przekąskami, przygotuj się na konieczność fiskalizacji.
Pełna lista branż bez zwolnienia
Oprócz wymienionych, katalog bezwzględnie wyłączonych ze zwolnienia obejmuje również:
Towary: samochody osobowe i pozostałe pojazdy silnikowe, motocykle, motorowery, przyczepy i naczepy, części i akcesoria do pojazdów silnikowych, silniki do napędu pojazdów, węgiel i paliwa stałe, paliwa silnikowe i oleje napędowe, metale szlachetne oraz wyroby jubilerskie, wyroby z kamieni szlachetnych.
Usługi: naprawa i konserwacja pojazdów, wypożyczanie i wynajem samochodów osobowych oraz furgonetek, usługi parkingowe (od kwietnia 2026), usługi związane z wyżywieniem (restauracje, bary, catering), usługi hotelarskie i podobne (z pewnymi wyjątkami), usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, usługi prawnicze (z wyłączeniem notariuszy), usługi medyczne lekarzy i dentystów, przewozy pasażerskie samochodowe.
Co zrobić, gdy jesteś na czarnej liście
Zdobądź NIP – to pierwszy krok. Jako osoba fizyczna złóż formularz NIP-7 w urzędzie skarbowym adekwatnym dla twojego miejsca zamieszkania. Bez NIP nie zarejestrujesz kasy.
Kup kasę fiskalną online – w tej chwili w sprzedaży dostępne są głównie kasy online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Koszt? Od 1500 do 3000 złotych za najprostsze modele. Możesz skorzystać z ulgi podatkowej 700 złotych netto, ale to wciąż spory wydatek przy minimalnych zarobkach.
Przeprowadź fiskalizację – serwisant, u którego kupujesz kasę, przeprowadzi jednorazowy proces fiskalizacji, czyli zapisania twojego NIP-u w pamięci urządzenia. To jest obowiązkowe przed rozpoczęciem sprzedaży.
Pamiętaj o terminalu płatniczym – od 2025 roku przedsiębiorcy mający obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej muszą umożliwić konsumentom zapłatę bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Terminal płatniczy to kolejny koszt – choć w programie Polska Bezgotówkowa można go uzyskać bez opłat.
Zwolnienie z kasy – dla kogo jeszcze istnieje
Jeśli nie jesteś w żadnej z wymienionych branż, możesz korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej do momentu przekroczenia 20000 złotych obrotu rocznie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych.
Dodatkowo, niektóre czynności są całkowicie zwolnione z obowiązku posiadania kasy, niezależnie od obrotu. Do nich należą: dostawa mediów (woda, prąd, gaz sieciowy), usługi telekomunikacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe, pocztowe, wynajem nieruchomości na własny rachunek, niektóre usługi edukacyjne.
Jeśli sprzedajesz wyłącznie przez internet lub system wysyłkowy (kurier, poczta) i każda zapłata wpływa w całości na twoje konto bankowe, możesz korzystać ze zwolnienia – pod warunkiem iż z ewidencji i przelewów jasno wynika, kto i za co zapłacił.
Skarbówka nie daje taryfy ulgowej
Kontrole Krajowej Administracji Skarbowej nie patrzą na to, czy zarabiasz 100 złotych czy 10000 złotych miesięcznie. jeżeli prowadzisz działalność objętą obowiązkiem kasy fiskalnej i nie masz urządzenia, możesz spodziewać się sankcji.
Kary za brak kasy fiskalnej mogą sięgać od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. W skrajnych przypadkach może dojść do założenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% przychodów uzyskanych bez ewidencjonowania.
Inspektorzy podczas kontroli sprawdzają nie tylko obecność kasy, ale też prawidłowość jej użytkowania: czy wszystkie transakcje są rejestrowane, czy paragony są wydawane klientom, czy kasa jest prawidłowo sfiskalizowana.
Planuj finansowo od początku
Przed rozpoczęciem działalności sprawdź listę wyłączeń – nie zakładaj, iż działalność nierejestrowana automatycznie oznacza brak obowiązku kasy. Rozporządzenie Ministra Finansów jest długie i szczegółowe, warto przejrzeć paragraf 4 przed pierwszą sprzedażą.
Policz koszty startu – kasa fiskalna online to wydatek 1500-3000 złotych (minus ulga 700 złotych), terminal płatniczy może być darmowy w programie Polska Bezgotówkowa, ale są też koszty bieżące: serwis kasy, papier do paragonów, opłaty za terminal.
Rozważ pełną rejestrację działalności – jeżeli i tak musisz mieć kasę i NIP, warto zastanowić się, czy działalność nierejestrowana ma jeszcze sens. Pełna działalność gospodarcza daje więcej możliwości, w tym odliczenia VAT i kosztów uzyskania przychodu.
Monitoruj zmiany w przepisach – co roku wchodzą nowe rozporządzenia i kolejne branże trafiają na listę wyłączeń. Od kwietnia 2026 to parkingi, od kwietnia 2027 automaty vendingowe. Kto następny? Lepiej być na bieżąco.
Prowadź ewidencję od początku – choćby jeżeli nie masz obowiązku kasy, prowadź dokładną ewidencję przychodów. To pomoże ci ustalić moment przekroczenia limitów i uniknąć problemów przy kontroli skarbowej.
