fot. Piotr PędziszewskiInstytut Kultury Miejskiej w Gdańsku
Gdańsk | Umowa o pracę | Pełny etat
Kim jesteśmy?
Instytut Kultury Miejskiej to samorządowa instytucja kultury, która tworzy i wspiera życie kulturalne Gdańska. Organizujemy festiwale, wydarzenia literackie, projekty społeczne i działania w przestrzeni miejskiej. Prowadzimy również działalność edukacyjną, badawczą i szkoleniową. Za każdym z tych projektów stoją dobrze przygotowane zamówienia publiczne. Dlatego szukamy osoby, która zadba o to, aby wszystkie procesy zakupowe przebiegały zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami.
Kogo szukamy?
Szukamy osoby, która dobrze odnajduje się w przepisach i procedurach, a jednocześnie lubi współpracować z ludźmi.
Na tym stanowisku będziesz samodzielnie odpowiadać za obszar zamówień publicznych w Instytucie Kultury Miejskiej. Będziesz doradzać pracownikom, wspierać ich w planowaniu zakupów oraz dbać o zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych.
Co będzie należało do Twoich obowiązków? Na co dzień:
- bieżąca weryfikacja i akceptacja wniosków zakupowych pod kątem zgodności
z przepisami prawa zamówień publicznych oraz planem zamówień publicznych,
- weryfikacja realizowanych wydatków i ich zgodności z zatwierdzonym zamówieniem,
- wsparcie pracowników IKM w zakresie stosowania przepisów prawa zamówień publicznych oraz pomoc w wyborze adekwatnych rozwiązań,
- prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz rejestru planowanych i zrealizowanych wydatków do 170 000 zł,
W ciągu roku:
- przygotowanie i aktualizacja rocznego planu zamówień publicznych oraz planu postępowań,
- przygotowywanie sprawozdań związanych z zamówieniami publicznymi,
współpraca z kancelarią prawną w prowadzeniu postępowań przetargowych.
Przy kontrolach, audytach i rozwijaniu procedur:
- przygotowywanie sprawozdań, raportów, analiz oraz innych dokumentów na potrzeby audytorów, kontrolerów i instytucji uprawnionych do kontroli,
- dbanie o prawidłowe przechowywanie i archiwizację dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych,
- przygotowywanie propozycji zmian i usprawnień w wewnętrznych procedurach dotyczących zamówień publicznych.
Jak wygląda praca na tym stanowisku?
- To przede wszystkim praca doradcza i organizacyjna. Większość prowadzonych spraw dotyczy zamówień regulaminowych do 170 000 zł, realizowanych przy wykorzystaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
- Praca wymaga bardzo dobrej organizacji pracy własnej oraz umiejętności ustalania priorytetów.
Dlaczego warto do nas dołączyć?
Pracując w Instytucie Kultury Miejskiej:
- masz realny wpływ na organizację wydarzeń i projektów dla mieszkańców Gdańska,
- zdobędziesz doświadczenie w specyficznym obszarze zamówień publicznych związanych z działalnością instytucji kultury,
- będziesz współpracować z zespołem ludzi zaangażowanych w tworzenie ciekawych projektów,
- możesz rozwijać swoje kompetencje dzięki finansowanym przez nas szkoleniom, konferencjom i warsztatom.
Czego nie obejmuje to stanowisko?
- To nie jest stanowisko zaopatrzeniowe. Nie zajmujemy się bieżącym zamawianiem materiałów biurowych ani zakupami operacyjnymi. Odpowiadamy za stosowanie przepisów prawa zamówień publicznych.
- Nie prowadzimy dużych przetargów. W ciągu roku realizujemy do 2 przetargów.
- Nie jest to praca zdalna. Zakres obowiązków oraz kontakt z pracownikami IKM wymaga, aby praca odbywa się w siedzibie Instytutu.
Nie jest to praca wyłącznie przy dokumentach. Dużą częścią tej roli jest kooperacja z pracownikami różnych działów, doradzanie oraz wspólne szukanie najlepszych rozwiązań.
Czego oczekujemy?
Wymagania:
- wykształcenia co najmniej średniego,
- minimum 2 lat doświadczenia w obszarze zamówień publicznych
- praktycznej znajomości ustawy Prawo zamówień publicznych,
- samodzielności i odpowiedzialności,
- dokładności oraz rzetelności,
- dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów,
- komunikatywności oraz umiejętności współpracy z różnymi zespołami.
Mile widziane:
- doświadczenia w obszarze zamówień pozaustawowych,
- doświadczenie w pracy z elektronicznym systemem obiegu dokumentów,
- znajomość systemu ZSI Papirus SQL lub systemu o podobnej funkcjonalności.
Co oferujemy?
- umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu,
- pierwszą umowę na okres 6 miesięcy, kolejna umowa na czas określony nie dłuższy niż rok z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
- wynagrodzenie zasadnicze 6 300–7 300 zł brutto oraz dodatek stażowy w wysokości 5–20%, zależny od udokumentowanego stażu pracy,
- elastyczne rozpoczęcie pracy między 7:00 a 9:00,
- możliwość pracy według grafiku,
- dofinansowanie do okularów korygujących wzrok,
- świadczenie urlopowe,
- udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK),
- finansowane przez Instytut szkolenia, konferencje i warsztaty.
Jak będzie przebiegał proces rekrutacji?
Etap I:
- kandydaci/kandydatki przesyłają CV na adres: [email protected] w terminie do 06.11.2026 r.
- dokonamy weryfikacji przesłanych zgłoszeń i wybierzemy osoby, które przejdą do kolejnego etapu
- skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami do dnia 13.11.2026 r. w celu umówienia osobistego spotkania w siedzibie IKM
Etap II:
- w dniach 16.11-20.11.2026 r. odbędą się spotkania w siedzibie IKM z wybranymi kandydatami/kandydatkami
- w trakcie spotkania zostanie przeprowadzony test z wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych oraz rozmowa kwalifikacyjna
- na rozmowę kwalifikacyjną prosimy o zabranie ze sobą świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających doświadczenie z zakresu zamówień publicznych
Klauzule informacyjne:
- Skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami i kandydatkami.
- Ocena osób uczestniczących w procesie rekrutacyjnym będzie prowadzona na podstawie jednolitych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Kryteria te będą stosowane w jednakowy sposób wobec wszystkich osób ubiegających się o zatrudnienie.
- Nadesłanych dokumentów nie zwracamy.
- W Instytuckie Kultury Miejskiej obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych, określająca zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Treść procedury dostępna na BIP IKM.
Klauzule RODO:
- W celu wypełnienia wymagań wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych:
Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
- Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak, o ile nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem.
Formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji oraz Klauzula informacyjna RODO zamieszczone są w załączniku do niniejszego ogłoszenia.
