Choć definicja kosztu uzyskania przychodu jest jasno określona w przepisach, to w praktyce wiele sytuacji budzi wątpliwości. Jedną z takich kwestii są plany wakacyjne przedsiębiorcy, zwłaszcza jeżeli wyjazd ma charakter mieszany i łączy cele prywatne i zawodowe. Na co należy zwrócić uwagę w takich przypadkach?
Wczasy “na koszt firmy”?
Możliwość odliczenia firmowych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu przysługuje wyłącznie tym podatnikom, którzy wybrali opodatkowanie według skali podatkowej lub podatku liniowego.
Przedsiębiorcy wybierający się na letni wypoczynek nie mogą jednak bezpodstawnie zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności wydatków poniesionych na zagraniczne wycieczki czy inne formy rekreacji. Tego typu opłaty mają charakter osobisty i nie podlegają odliczeniu – trudno bowiem wykazać ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Są jednak sytuacje, w których wydatki poniesione w trakcie urlopu mogą zostać zaliczone do kosztów firmy, o ile faktycznie są związane z jej działalnością. Jak zauważa Magdalena Kubiak, Księgowa Prowadząca z firmy CashDirector S.A.:
Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością stałego kontaktu telefonicznego i mailowego z klientami oraz współpracownikami. Dlatego też należności za internet i telefon – w tym dodatkowe opłaty, np. za włączenie roamingu – można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak to, aby w tym czasie działalność firmy nie była zawieszona.
Wyjazdy na targi i szkolenia
Istnieje możliwość zaplanowania szkolenia w atrakcyjnym kurorcie wypoczynkowym. Tym samym wyjazd i związane z nim koszty tracą charakter prywatny i stają się wydatkami firmowymi. Warto jednak pamiętać, by tematyka szkolenia była ściśle związana z branżą, w której działa przedsiębiorca. Pomogą w tym wykwalifikowane firmy szkoleniowe. Ważne są także proporcje – 2 tygodnie na Maderze i 1 dzień szkolenia z VAT-u to zdecydowanie za mało, by uznać cały wyjazd za firmowy.
Udział rodziny w wyjeździe przedsiębiorcy również wyklucza możliwość rozliczenia tej części wydatków jako kosztów firmowych.
Innym sposobem na spędzenie wakacji może być połączenie ich z udziałem w targach branżowych. Podobnie jak w przypadku szkoleń, ich charakter powinien uwzględniać specyfikę działalności przedsiębiorcy. Zdaniem Magdaleny Kubiak:
Targi nie mogą być tylko pretekstem do wypoczynku. Podatnik musi udokumentować swój udział przez bilety wstępu, rachunki lub faktury za wynajem stoiska. Wszystko, co potwierdzi biznesowy charakter wydarzenia, może być przydatne w razie kontroli Urzędu Skarbowego.
Koszty zakwaterowania
Wyjazdy o charakterze służbowym pozwalają odliczyć koszty związane z zakwaterowaniem. Usługi hotelowe rozlicza się na podstawie faktur lub rachunków na firmę i można to zrobić dopiero po otrzymaniu rachunku za pobyt.
Wydatek na nocleg dla członków rodziny jest wydatkiem osobistym, niezależnym od działalności firmy i nie może zostać uznany za koszt podatkowy. Organy skarbowe konsekwentnie podkreślają ten rozdział – choćby o ile przedsiębiorca przebywa z rodziną w hotelu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.
Wyżywienie
Wydatki związane z wyżywieniem poniesione podczas podróży służbowej podlegają rozliczeniu na podstawie zryczałtowanej diety. Dla wyjazdu krajowego wynosi ona 45 zł za dobę. Jej wysokość zależy od długości wyjazdu służbowego.
Jeżeli podróż trwa krócej niż dobę i wynosi:
mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Z kolei o ile podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą należy się dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę przysługuje:
do 8 godzin – 50% diety,
ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Co więcej, o ile zakwaterowanie obejmuje także posiłek, to z wyliczonej diety potrąca się odpowiednią część, zgodnie z przelicznikiem:
śniadanie – 25% diety,
obiad – 50% diety,
kolacja – 25% diety.
Dla celów dowodowych warto wypełnić i samodzielnie podpisać polecenie wyjazdu służbowego. W przypadku przedsiębiorców prowadzących JDG będzie ono stanowiło dokument wewnętrzny. Powinien on zawierać następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Środki transportu
Jak rozliczyć koszty wyjazdu służbowego, o ile przedsiębiorca korzysta z własnego pojazdu? Wszystko zależy od sposobu użytkowania samochodu:
Jeżeli samochód jest środkiem trwałym firmy lub w leasingu (użytkowany także prywatnie) – można ująć w kosztach 75% wydatków na jego użytkowanie (np. paliwo, opłaty, serwis).
Samochód wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej
– jeżeli auto służy wyłącznie do tego celu i właściciel firmy prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę), można ująć w kosztach 100% poniesionych wydatków,
Samochód prywatny przedsiębiorcy wykorzystywany w działalności
– można zaliczyć do kosztów 20% wydatków i nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki.
Jeśli wakacyjny wyjazd wiąże się z korzystaniem z transportu publicznego i zakupem biletów (lotniczych, kolejowych, autobusowych), można zaliczyć je do kosztów, o ile zawierają wszystkie elementy przewidziane w Rozporządzeniu MF w sprawie wystawiania faktur – oczywiście pod warunkiem zakwalifikowania samego wyjazdu do kategorii wyjazdu służbowego.
Workation
Coraz popularniejszym zjawiskiem, zwłaszcza wśród freelancerów pracujących w modelu B2B, jest łączenie pracy z wypoczynkiem, czyli tzw. workation. W takich sytuacjach definicja kosztów uzyskania przychodu nabiera nieco szerszego, bardziej elastycznego znaczenia. Praca zdalna z innego miasta a choćby kraju staje się normą, ale czy można ją rozliczyć jako firmowy wydatek?
Choć kamper kojarzy się przede wszystkim z turystyką i wakacyjną beztroską, w niektórych branżach staje się on realną alternatywą dla biura stacjonarnego. Wyposażony w internet, miejsce do pracy i zaplecze techniczne – może służyć jako tymczasowa przestrzeń do pracy podczas podróży.
Z drugiej strony, czujni urzędnicy skarbowi nie dają się łatwo zwieść. Granica między pracą a wypoczynkiem bywa cienka, a każdy wydatek musi być jednoznacznie powiązany z działalnością gospodarczą. W przeciwnym razie choćby najbardziej produktywny wyjazd może zostać potraktowany jako wakacje i tym samym wyłączony z kosztów podatkowych.
Przykładowo, grafik komputerowy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wynajmuje apartament nad morzem, gdzie przez tydzień wykonuje zlecenia dla klientów. Dzięki temu, iż dysponuje fakturą za wynajem wystawioną na firmę, dokumentacją zrealizowanych projektów oraz historią korespondencji służbowej, jest w stanie wykazać rzeczywiste prowadzenie działalności w tym okresie — co pozwala mu ująć koszty wynajmu w kosztach uzyskania przychodu.
Przy planowaniu letnich aktywności warto kierować się nie tylko kalendarzem i pogodą, ale też zasadami rachunkowości. Trzeba pamiętać, iż nie każdy wakacyjny wydatek można zaliczyć do kosztów firmowych – muszą one mieć związek z prowadzoną działalnością i być odpowiednio udokumentowane. Pomoc księgowej stanowi w tym zakresie nieocenione wsparcie, pozwalając wykorzystać dostępne możliwości bez ryzyka popełnienia kosztownego błędu.
