Polacy muszą założyć konto. Miliony osób nic o tym nie wie, a jest obowiązek. Wywiązało się tylko 11 proc. osób

Pierwszy kwietnia przyniósł polskim przedsiębiorcom nie tylko prima aprilis, ale i całkiem poważną zmianę. Tymczasem do końca marca zaledwie 81 tysięcy z 740 tysięcy zobowiązanych firm założyło wymagane konto. To raptem 11 procent podmiotów, które powinny już korzystać z nowego, obowiązkowego rozwiązania.

Fot. Shutterstock / Warszawa w Pigułce

Cyfrowy list polecony zamiast papierowego

E-Doręczenia to nic innego jak elektroniczny odpowiednik tradycyjnych listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. System wystartował na początku 2025 roku i początkowo obejmował jedynie instytucje publiczne – urzędy miast, gmin czy starostwa. Teraz przyszedł czas na biznes.

Jak to działa w praktyce? Podobnie jak w przypadku papierowego listu poleconego, nadawca otrzyma potwierdzenie wysłania i doręczenia, a odbiorca będzie miał pewność, kto faktycznie wysłał wiadomość. Co najważniejsze, takie cyfrowe przesyłki mają dokładnie taką samą moc prawną jak ich tradycyjne odpowiedniki.

Dla firm oznacza to koniec biegania na pocztę z ważnymi pismami czy nerwowego wypatrywania listonosza. Przedsiębiorcy mogą teraz załatwić oficjalną korespondencję z urzędami bez wychodzenia z biura.

Początkowe problemy i awarie już zażegnane

Start systemu e-Doręczeń nie obszedł się bez typowych dla dużych projektów IT „chorób wieku dziecięcego”. W styczniu część instytucji publicznych zgłaszała problemy z platformą, co wymagało choćby interwencji ministra cyfryzacji. Ten nie owijał w bawełnę i zażądał od Poczty Polskiej – operatora systemu – natychmiastowych działań.

Na szczęście, jak zapewnia ministerstwo, usterki zostały usunięte, a platforma działa już stabilnie. Przedsiębiorcy nie powinni więc obawiać się awarii czy niedostępności systemu.

Kto musi mieć e-Doręczenia już teraz, a kto ma jeszcze czas?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 dotyczy wyłącznie firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed bieżącym rokiem. Są to głównie spółki z o.o., spółki akcyjne, komandytowe i inne podmioty wpisane do KRS.

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mogą odetchnąć z ulgą – mają jeszcze kilka miesięcy na dostosowanie się do nowych przepisów. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG będą musieli posiadać adres do e-Doręczeń dopiero od 1 stycznia 2026 roku.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Proces jest całkowicie bezpłatny i można go przeprowadzić bez wychodzenia z domu. Wystarczy złożyć wniosek przez internet, wykorzystując profil zaufany lub podpis elektroniczny. Po weryfikacji danych firma otrzymuje swój unikalny adres, który następnie trzeba zgłosić do KRS lub CEIDG.

Co ciekawe, system e-Doręczeń nie jest ograniczony tylko do komunikacji na linii firma-urząd. Platforma umożliwia również wymianę korespondencji między przedsiębiorstwami, a choćby z obywatelami, którzy zdecydowali się na założenie własnego adresu.

Spóźnialscy muszą się pospieszyć

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie założyli adresu do e-Doręczeń, a obowiązek ich dotyczy od 1 kwietnia, powinni jak najszybciej nadrobić zaległości. Brak cyfrowej skrzynki może bowiem utrudnić lub wręcz uniemożliwić załatwianie spraw w urzędach.

Warto jednak spojrzeć na tę zmianę jak na krok naprzód, a nie tylko kolejny biurokratyczny wymóg. Koniec z drukowaniem dokumentów w kilku egzemplarzach, staniem w kolejkach na poczcie i nerwowym wypatrywaniem awiza w skrzynce. E-Doręczenia to szybsza, wygodniejsza i bardziej ekologiczna forma komunikacji.

Cyfryzacja administracji w Polsce nabiera rozpędu. Do e-recept, e-skierowań, e-Urzędu Skarbowego i aplikacji mObywatel dołączają teraz e-Doręczenia. Wszystko wskazuje na to, iż papier powoli odchodzi do lamusa, a jego miejsce zajmują cyfrowe rozwiązania. Czy to dobrze? Czas pokaże, ale jedno jest pewne – łatwiej będzie znaleźć miejsce na półce, gdy znikną z niej segregatory pełne dokumentów.