Są takie dni, kiedy masz wrażenie, iż każda minuta jest na wagę złota, a wszystko jakoś idzie do przodu tylko dzięki Twojej podzielnej uwadze. Telefon nieustannie dzwoni, skrzynka mailowa pęka w szwach, a na dodatek na horyzoncie pojawia się pilna organizacja podróży służbowej. Choć dla osób niezaznajomionych z tematem podróż służbowa to „tylko rezerwacja biletu i noclegu”, to Ty wiesz, iż za tym procesem kryją się zwykle godziny szukania i stres. W dodatku konieczne jest zadbanie o wiele ważnych detali, jak np. polisę ubezpieczeniową czy sprawdzenie wymagań wizowych. Dobra wiadomość jest taka, iż organizacja wyjazdu służbowego wcale nie musi tak wyglądać. Podróże służbowe w firmie mogą działać praktycznie „same”, a dzięki temu Ty możesz uwolnić czas operacyjny, odzyskać kontrolę i osiągać inne ambitne cele biznesowe. Jakie jest więc rozwiązanie? System zarządzania podróżami służbowymi, który zamienia rozproszone działania w jeden spójny proces.
W skrócie: Obsługa podróży firmowych z narzędziem online
- Platforma do rezerwacji podróży służbowych sprawia, iż masz cały proces pod ręką: loty, hotele i wynajem aut w jednym intuicyjnym narzędziu.
- Koniec z „maillozą”: narzędzie online oznacza szybką rezerwację podróży służbowej i automatyczne akceptacje bez czekania na odpowiedzi.
- Budżet na wyjazdy służbowe firmy jest pod pełną kontrolą. Widzisz realne koszty podróży służbowych i masz dostęp do raportów w czasie rzeczywistym
Jak w praktyce działa system zarządzania podróżami służbowymi?
Nowoczesny system zarządzania podróżami służbowymi to platforma online, która umożliwia zarezerwowanie całej delegacji biznesowej w jednym miejscu. Takie narzędzie gwarantuje Ci usprawnienie podróży służbowych w każdej organizacji. Co możesz zyskać dzięki takiemu rozwiązaniu?
- Dostęp do bardzo szerokiej oferty hoteli, linii lotniczych i pociągów.
- Digitalizacja procesów podróży służbowych, czyli koniec z tonięciem w papierowych fakturach (masz cyfrowy obieg dokumentów i faktury zbiorcze, za które podziękuje Ci każdy dział finansowy).
- Automatycznie respektowana polityka podróży służbowych bezpośrednio na platformie. Oznacza to koniec przekraczania limitów budżetowych przez pracowników.
- Zintegrowanie z systemami zarządzania sprawia, iż procesy podróży służbowych stają się przejrzyste i dają Ci pewność, iż o niczym nie zapomniałaś.
Kompleksowa obsługa podróży poprzez dedykowaną platformę worktrips.com sprawia, iż będziesz w stanie w pełni zapanować nad firmową rzeczywistością.
Jak automatyzacja procesów podróży służbowych zdejmuje ciężar z Twoich barków?
Jeżeli Office Managerka planuje podróże służbowe manualnie, to musi być królową logistyki, gotową na ciągłe zmiany i wciąż dopinającą delegacje na ostatni guzik. Automatyzacja procesów podróży służbowych dzięki platformie worktrips.com sprawi, iż technologia może zrobić to za Ciebie. Polityka podróży służbowych zaimplementowana bezpośrednio w narzędziu sprawia, iż pracownicy sami widzą, co mogą zarezerwować, a co wykracza poza ustalony budżet. Dzięki temu zarządzanie procesem podróży służbowych staje się niejako procesem partnerskim, a nie kontrolowanym. Każda rezerwacja biletów lotniczych czy kolejowych jest sprawdzana przez system, a jeżeli wszystko się zgadza, następuje automatyczne zatwierdzanie podróży służbowych. Wystarczy, iż zerkniesz w raport, mając pewność, iż platforma podróży służbowych pilnuje zasad tak dobrze jak Ty.
Zarządzanie wydatkami i optymalizacja kosztów podróży służbowych
Najtrudniejsze w pracy Office Managerki jest tak naprawdę bycie „strażniczką budżetu”. Skuteczne zarządzanie wydatkami to dowód na Twoją eksperckość przed Zarządem. Profesjonalne oprogramowanie do podróży służbowych, jak worktrips.com ułatwia Twoją pracę:
- Masz wgląd w budżet podróży służbowych 24/7/365.
- Możliwe jest realne obniżenie kosztów podróży służbowych dzięki możliwości implementacji stawek negocjowalnych hoteli czy umów korporacyjnych z liniami lotniczymi bezpośrednio w systemie.
- Zachowujesz porządek w podróżach służbowych dzięki możliwości tworzenia grup podróżujących i przypisywania do nich określonych centrów kosztowych. Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, kiedy w firmie podróżuje kilka różnych działów.
- Rozliczenie podróży służbowych staje się krótką formalnością. Wszystkie dokumenty są dostępne bezpośrednio w systemie. Możesz do nich zajrzeć z poziomu komputera lub telefonu w każdej chwili.
Wyjazdy służbowe pracowników organizowane tradycyjnie i przez system zarządzania podróżami służbowymi
Wyzwanie: Organizacja podróży służbowej
- Model tradycyjny:
Milion otwartych kart w przeglądarce. Konieczność manualnego sprawdzania zgodności podróży z limitami budżetowymi. - Platforma worktrips.com:
Jedno przejrzyste i proste w obsłudze narzędzie. Polityka podróży służbowych jest automatycznie sprawdzana przez system.
Wyzwanie: Zarządzanie wydatkami
- Model tradycyjny:
Ręczne gromadzenie dokumentów i rozliczanie obarczone ryzykiem błędu. Często szukanie zaginionych faktur w mailach. - Platforma worktrips.com:
Cyfrowe zarządzanie wydatkami i możliwość generowania raportów w czasie rzeczywistym.
Wyzwanie: Obsługa podróży firmowych
- Model tradycyjny:
Wieczne maile, telefony i poprawki manualne. Długi proces akceptacji. - Platforma worktrips.com:
Szybkie i samodzielne rezerwacje dokonywane przez podróżujących bezpośrednio w narzędziu.
Digitalizacja procesów podróży służbowych w kontekscie ESG
Wprowadzenie unijnej dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) nakładającej na przedsiębiorstwa obowiązek szczegółowego raportowania wpływu na środowisko, społeczeństwo oraz ład korporacyjny, znacząco zmieniło podejście do delegacji. W efekcie tej regulacji podróże służbowe pracowników stały się oficjalną częścią raportów środowiskowych, wymagającą precyzyjnego monitorowania śladu węglowego każdej odbytej delegacji. Na platformie worktrips.com podróże służbowe zaprojektowane są w taki sposób, iż już na etapie planowania pracownik może sprawdzić, jaką ilość dwutlenku węgla wyemituje dany środek transportu. Pozwala to podejmować bardziej świadome decyzje. W WorkTrips masz też możliwość korzystania z programów offsetowych, co może wspomóc realizację celów ESG Twojej firmy.
Kompleksowa obsługa podróży: Zasługujesz na technologię, która Cię wspiera
Organizacja wyjazdów służbowych to sztuka, którą prawdopodobnie opanowałaś bardzo dobrze. Przyszedł jednak czas na to, aby postawić na automatyzację, która będzie pracowała dla Ciebie. To najlepszy sposób na zyskanie cennego czasu, który pozwoli realizować inne cele biznesowe, w których Twoja wiedza i intuicja są naprawdę potrzebne. Zdecyduj się już dziś na usprawnienie podróży służbowych. Możesz niezobowiązująco przetestować platformę worktrips.com. Umów bezpłatne spotkanie z naszym ekspertem i odmień swoją codzienność.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące organizacji podróże służbowych dzięki narzędzi online
Czy system worktrips.com pozwoli na usprawnienie podróży służbowych za granicę?
Oczywiście. Zagraniczne wyjazdy służbowe wymagają większej uwagi, dlatego system worktrips.com zapewnia dostęp do wsparcia agentów przez 24/7/365, którzy są gotowi pomóc na każdym etapie podróży służbowej w każdej niespodziewanej sytuacji, jak np. zagubiony bagaż, odwołany lot czy konieczność zmiany planów delegacji. Kompleksowa obsługa podróży służbowych obejmuje także możliwość objęcia pracowników polisami ubezpieczeniowymi, sprawdzenie wymagań wizowych, a także załatwienie innych usług dodatkowych, jak transfer lotnisko-hotel.
Jak mogę lepiej kontrolować finansowanie podróży służbowych?
Platforma pozwala na elastyczne finansowanie podróży służbowych, począwszy od kart firmowych aż po faktury zbiorcze. Na platformie worktrips.com możesz tworzyć grupy podróżujących lub centra kosztowe, które upraszczają zarządzanie wydatkami na podróże służbowe w firmie. To sprawia, iż rozliczanie delegacji służbowych staje się znacznie prostsze.
