Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w obszarze fakturowania od lat. Od 1 lutego 2026 r. polscy przedsiębiorcy zaczną stopniowo przechodzić na obowiązkowe e-fakturowanie, a tradycyjne dokumenty papierowe przestaną być wystarczające. Nowy system ma usprawnić obieg dokumentów, zwiększyć transparentność rozliczeń i ułatwić kontrolę nad finansami firm – ale wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania.
Kluczowe daty: KSeF od kiedy staje się obowiązkowy?
KSeF od kiedy obowiązkowy? Rewolucja w fakturowaniu będzie przebiegać etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa (z obrotami powyżej 200 mln zł rocznie) będą zobowiązane do wystawiania wszystkich faktur sprzedażowych wyłącznie przez KSeF. W tym samym momencie małe i średnie firmy zyskają dostęp do faktur zakupowych wyłącznie poprzez system – co oznacza, iż każdy dokument kosztowy będzie trzeba pobierać z KSeF.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie już wszystkie podmioty gospodarcze. Od tego dnia każda firma, niezależnie od wielkości, będzie musiała zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury wyłącznie w ramach KSeF.
To oznacza jedno: czasu na przygotowania pozostało niewiele, a brak wdrożenia może sparaliżować procesy sprzedaży i księgowości.
KSeF co to takiego i jak działa w praktyce?
KSeF jest centralnym systemem Ministerstwa Finansów, który umożliwia:
- wysyłanie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML,
- przechowywanie ich w jednym repozytorium,
- nadawanie im numeru identyfikacyjnego KSeF,
- odbieranie faktur zakupowych bezpośrednio z systemu.
Dzięki temu przedsiębiorca ma dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu, a jego księgowość – do danych aktualnych i w pełni zgodnych z przepisami. KSeF eliminuje więc ryzyko utraty dokumentów, pozwala na automatyzację procesów oraz ułatwia kontrolę podatkową.
Co musisz zrobić, aby przygotować firmę do KSeF?
KSeF kiedy wchodzi w życie? Od 1 lutego KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podmiorów (ponad 200 mln obrotu rocznie), a od 1 kwietnia 2026 r. system będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. jeżeli chcesz wdrożyć nowe przepisy bez stresu, warto zadbać o kilka elementów już teraz:
- Zweryfikuj procesy fakturowania – sprawdź, w jaki sposób Twoja firma wystawia i odbiera faktury, oraz w których miejscach konieczne będą zmiany.
- Zadbaj o zgodność z wymogami technicznymi – KSeF działa w oparciu o format XML oraz API. Potrzebujesz więc narzędzia, które umożliwia poprawne generowanie dokumentów.
- Wybierz program w pełni zintegrowany z KSeF – to absolutna podstawa. Samodzielne obsługiwanie plików technicznych będzie czasochłonne i podatne na błędy.
- Nadaj uprawnienia użytkownikom – system wymaga przypisania ról i dostępu osobom odpowiedzialnym za fakturowanie.
- Przeszkol zespół – choćby prosty system wymaga podstawowej wiedzy, dlatego warto zadbać o przygotowanie pracowników wcześniej.
Chcesz mieć pewność, iż zdążysz? Postaw na Fakturownię
Najwygodniejszym sposobem na wejście w KSeF jest korzystanie z programu, który wszystko zrobi za Ciebie. Fakturownia zapewnia pełną, automatyczną integrację z KSeF. W jej ramach otrzymujesz m.in.:
- automatyczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF,
- weryfikację poprawności dokumentów przed wysyłką,
- bieżące sprawdzanie statusów faktur,
- automatyczne pobieranie faktur kosztowych,
- powiadomienia o nowych dokumentach zakupowych,
- nadawanie uprawnień użytkownikom,
- stabilną integrację przez API.
Dzięki temu możesz wystawiać faktury tak jak dotychczas – szybko, łatwo i bez ryzyka błędów. A co najważniejsze: korzystanie z KSeF w Fakturowni jest całkowicie darmowe, niezależnie od wybranego planu.
Jeśli chcesz przejść przez rewolucję KSeF bez stresu i dodatkowych kosztów, Fakturownia to najprostszy i najbezpieczniejszy wybór.
