Kiedy wykonanie przeglądu technicznego jest obowiązkowe?
Obowiązek wykonywania przeglądów kas fiskalnych wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych. Zgodnie z ustawą o VAT (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), każde urządzenie ewidencjonujące sprzedaż musi być poddane kontroli technicznej minimum raz na dwa lata. Okres ten liczony jest od daty poprzedniego przeglądu lub – w przypadku nowego urządzenia – od dnia jego fiskalizacji.
Kiedy warto zlecić serwis wcześniej niż przewidują przepisy?
Przepisy jasno określają maksymalny odstęp między przeglądami technicznymi, jednak w niektórych przypadkach stan techniczny kasy wymaga interwencji znacznie wcześniej. Przy intensywnej eksploatacji urządzenia, objawy zużycia lub awarii mogą pojawić się po kilku miesiącach użytkowania. Regularna obserwacja działania kasy pozwala na szybką reakcję i uniknięcie poważnej usterki.
Problemy z zapisem danych i nośnikami pamięci
Do najczęstszych sygnałów wymagających wcześniejszego serwisu należą trudności z tworzeniem kopii zapasowych lub utrata danych zapisanych na karcie SD. Brak możliwości zapisu lub odczytu może być wynikiem uszkodzenia samego nośnika albo wewnętrznego systemu obsługującego pamięć. Takie sytuacje utrudniają prawidłowe prowadzenie ewidencji i zwiększają ryzyko utraty ważnych informacji sprzedażowych.
Uszkodzenia mechaniczne elementów zewnętrznych
Pęknięcia obudowy, problemy z pokrywą kasy, zacinający się mechanizm drukujący czy nieczytelny ekran to kolejne powody, by nie czekać do ustawowego terminu przeglądu. Choć urządzenie może przez cały czas działać, każdy z tych problemów wpływa na komfort obsługi i może skutkować przerwą w sprzedaży. W wielu przypadkach wystarczająca będzie wymiana jednego komponentu, bez konieczności inwestowania w nowy sprzęt.
Awarie podzespołów wewnętrznych
Czasami przyczyną nieprawidłowej pracy są mniej widoczne uszkodzenia – dotyczące elektroniki, płyty głównej lub modułu fiskalnego. Takie awarie są szczególnie poważne, ponieważ mogą na dłuższy czas uniemożliwić prowadzenie ewidencji – często wymagają interwencji serwisu producenta. Co więcej, naprawa modułu fiskalnego bywa nieopłacalna, dlatego w takich sytuacjach serwis może zalecić wymianę całego urządzenia. Wczesna diagnoza pozwala uniknąć kosztownego przestoju i utraty danych.
Spadek wydajności akumulatora
Warto też monitorować stan akumulatora, który po kilku latach traci zdolność do utrzymania stabilnego zasilania. Objawy takie jak samoczynne wyłączanie się kasy, wolne uruchamianie, przegrzewanie się czy problemy z ładowaniem wskazują na konieczność wymiany baterii. Serwis w takim przypadku zwykle od ręki przywraca pełną sprawność urządzenia, wymieniając jego baterię. Tym samym zabezpiecza płynność finansową Twojego biznesu przed niespodziewanym przestojem.
Co obejmuje profesjonalny przegląd serwisowy?
Kasa fiskalna powinna być serwisowana przez autoryzowany podmiot. Może to być producent urządzenia, jego importer lub firma posiadająca stosowną umowę z serwisem głównym. Wymagana jest także aktualna autoryzacja oraz spełnienie warunków określonych w przepisach.
W trakcie przeglądu kontrolowane są najważniejsze elementy urządzenia. Oceniany jest stan plomb zabezpieczających, ich zgodność z dokumentacją serwisową, stan obudowy oraz jakość i czytelność wydruków. Sprawdzana jest także wersja systemu oraz jej zgodność z zapisami w książce serwisowej.
Dodatkowo weryfikowane są komponenty odpowiadające za prawidłowe funkcjonowanie – m.in. wyświetlacz, zegar, program kasy oraz elementy zasilania wewnętrznego. Po zakończeniu przeglądu serwisant dokonuje odpowiednich wpisów – w książce serwisowej w przypadku kas offline lub bezpośrednio w pamięci urządzenia online. Brak udokumentowanego przeglądu jest równoznaczne z jego niewykonaniem i może prowadzić do nałożenia kosztownych sankcji.
Co daje regularna kontrola urządzenia?
Systematyczny serwis kas fiskalnych pozwala wykryć zużycie podzespołów lub drobne usterki na wczesnym etapie. To ogranicza ryzyko nieplanowanego przestoju i konieczności kosztownej naprawy. Urządzenie działa stabilniej i rzadziej wymaga interwencji awaryjnej, co przekłada się na bezpieczeństwo sprzedaży.
Dodatkowo regularne serwisowanie kas fiskalnych jest niezbędne, by uniknąć kar i grzywien. Przekroczenie terminu przeglądu skutkuje utratą prawa do ulgi na zakup urządzenia – choćby jeżeli pierwotnie została ona przyznana. o ile obowiązek nie zostanie spełniony w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik musi zwrócić środki do końca miesiąca lub kwartału, w którym doszło do uchybienia.
Niezależnie od utraty ulgi, urząd skarbowy może nałożyć grzywnę w wysokości 300 zł za każdy przypadek braku przeglądu. Sankcje te mogą być powtarzane aż do momentu usunięcia naruszenia. Dodatkowym ryzykiem jest kontrola podatkowa. W przypadku kas online informacje o braku przeglądu są automatycznie przesyłane do CRK, co zwiększa tempo reakcji organów skarbowych.
