Jako lider zauważasz, iż coś jest nie tak w Twoim zespole. Po latach pracy zdalnej Twoja firma przeszła na model hybrydowy lub wyłącznie biurowy – ale powrót do tego nie przebiegał gładko. Spotkania wydają się toporne, swobodna kooperacja jest chaotyczna, a relacje, które kiedyś wydawały się naturalne, teraz wymagają więcej wysiłku. Mając nadzieję na przywrócenie więzi i spójności, umawiasz się na wyjazdowe spotkanie zespołu kierowniczego.
Marissa jest byłą dyrektor ds. marketingu, a w tej chwili coachem kadry kierowniczej, mówcą i facylitatorem. Pomaga organizacjom wzmacniać wpływ przywództwa, zarządzać zmianami i zwiększać wydajność zespołów. Posiada ponad 15 lat doświadczenia na stanowiskach kierowniczych w takich markach jak NFL, Gillette i Tide. Marissa specjalizuje się w coachingu kadry kierowniczej i rozwoju zespołów, który przyspiesza współpracę, buduje zaufanie i przynosi trwałe rezultaty.
Frans van Loef jest trenerem kadry kierowniczej i byłym prezesem zarządu z siedzibą w Amsterdamie. Specjalizuje się w pomaganiu przeciążonym liderom i ich zespołom w redukcji nadmiaru inicjatyw i nieefektywności pracy, ponownym skupieniu się na kluczowych priorytetach i uwolnieniu pełnego potencjału zespołów kierowniczych. Prowadzi to do przyspieszonego, znaczącego postępu w realizacji celów strategicznych, przy jednoczesnym zachowaniu równowagi między tym, co jest potrzebne, a tym, co poszczególne osoby mogą wnieść. Jego kolejna książka, „ Offload”, ukaże się jesienią. Frans przewodniczy również radzie doradczej Amsterdam Institute of Finance . Można się z nim skontaktować przez LinkedIn lub mailowo pod adresem [email protected] .
Ponieważ coraz więcej firm wymaga spotkań twarzą w twarz, jest to najważniejszy moment dla wzmocnienia pracy zespołowej i na nowo zdefiniowania współpracy w zespole. Spotkania wyjazdowe mogą być silnym katalizatorem tego procesu – ale tylko wtedy, gdy są zaplanowane z jasno określonym celem. Wielu liderów zakłada, iż samo skupienie się na celu wystarczy, aby spotkanie wyjazdowe zakończyło się sukcesem. Ale z naszego doświadczenia wynika, iż to dopiero początek.
Jako coachowie kadry kierowniczej z bogatym doświadczeniem w projektowaniu i prowadzeniu spotkań poza biurem dla klientów korporacyjnych, wiemy, iż najskuteczniejsze spotkania poza biurem wykraczają poza wyznaczanie celów – skupiają się na głębszych pytaniach, które prowadzą do realnej zmiany. Doprecyzowanie celów to oczywisty pierwszy krok – ale prawdziwie skuteczny wyjazd wymaga czegoś więcej. W tym artykule przedstawiamy pięć często pomijanych, ale kluczowych pytań, które pozwalają na osiągnięcie trwałych rezultatów podczas projektowania spotkań poza biurem.
1. Jak powinien czuć się Twój zespół?
Pytanie o to, jak ma się czuć Twój zespół, ma istotne implikacje dla projektu i realizacji dnia. Weźmy na przykład szefową firmy użyteczności publicznej, która planowała wydarzenie dla swojego nowo utworzonego zespołu kierowniczego. Kiedy jedna z nas (Marissa) zapytała, jak ma się czuć zespół, odpowiedziała: „Przytulnie, komfortowo i zżyciowo”. Ta jasna intencja doprowadziła do zmiany miejsca – ze sterylnej sali konferencyjnej w hotelu na przytulny apartamentowiec. Nieformalna atmosfera wzmocniła więź w zespole i przyniosła pożądane rezultaty emocjonalne.
Zespół kierowniczy ds. zdrowia zwierząt zaplanował wyjazd integracyjny, aby wzmocnić współpracę. Zapytany o to, jak zespół ma się czuć, dyrektor wykonawczy odpowiedział: „Doceniany, doceniany i wspierany”. Biorąc pod uwagę odporność zespołu w tym trudnym roku, zmieniliśmy plan działania i rozpoczęliśmy od wspólnej sesji doceniania. Każdy miał okazję docenić swoje mocne strony. Ćwiczenie natychmiast podniosło morale i wzmocniło pożądany wpływ emocjonalny. Co więcej, uczucie to utrzymywało się przez długi czas i sprzyjało głębszej i bardziej systematycznej współpracy. Świadomość emocji, które chcemy wywołać, jest niezbędna do stworzenia odpowiedniego doświadczenia.
2. Co uniemożliwia Twojemu zespołowi osiągnięcie sukcesu?
Zespół kierowniczy dużej sieci handlowej stale zmagał się z efektywnym podejmowaniem decyzji. Ten brak uniemożliwiał zespołowi osiągnięcie pełnego potencjału i prowadził do niepotrzebnych opóźnień w ważnych inicjatywach. Po przeanalizowaniu problemu lider zdał sobie sprawę, iż zespół nie miał jasności co do sposobu podejmowania decyzji – i tego, kto powinien być zaangażowany w ich realizację.
Podczas spotkania wyjazdowego omówiono konkretne narzędzia decyzyjne i zastosowano je bezpośrednio w trzech rzeczywistych sytuacjach. Dzięki wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia i zastosowaniu go bezpośrednio w konkretnych przypadkach, zespół był w stanie natychmiast doprecyzować swój przyszły proces decyzyjny.
3. Jaka zmiana w zachowaniu sprawi, iż Twój zespół pójdzie w nowym kierunku?
Zastanów się, jakie zmiany chciałbyś zobaczyć, patrząc na sytuację „przed” i „po” sesji wyjazdowej. Udany wyjazd to pamiętny kamień milowy w historii zespołu, po którym zespół obiera nowy kierunek. Ten nowy kierunek można osiągnąć jedynie poprzez zmianę zachowania po sesji.
Na przykład, zespół kierowniczy w instytucji edukacyjnej non-profit chciał przekształcić swoje spotkania z biernego aktualizowania statusu w dynamiczne dyskusje, które gromadziłyby najlepsze pomysły wszystkich uczestników. Zespół wcześniej unikał konfliktów, co prowadziło do powierzchownych rozmów i utraty szans na świadome rozwiązywanie problemów. Podczas spotkania wyjazdowego omówiono potrzebę bardziej produktywnych debat i wspólnie opracowano zestaw norm roboczych do zarządzania konfliktami, takich jak zachęcanie do różnorodnych perspektyw i praktykowanie aktywnego słuchania. Aby utrwalić nowe zachowania, zespół celowo przeznaczał czas na każdej sesji liderskiej na zadawanie złożonych pytań i świadomie wdrażał wspólne normy w życie. Ta zmiana doprowadziła do bardziej angażujących i efektywnych spotkań po spotkaniu wyjazdowym.
4. Czego Twój zespół powinien zaprzestać?
Wyjazdy służbowe zawsze dodają nowe zadania do listy zadań zespołu. Managerowie rzadko zastanawiają się nad tym, co można pominąć. Aby stworzyć przestrzeń do efektywnej pracy i wdrażania nowych pomysłów, wybitni liderzy wiedzą, iż muszą stworzyć na to przestrzeń.
Jedną z klientek Frans jest dyrektor zarządzająca firmy świadczącej usługi finansowe. Po niedawnej restrukturyzacji zdała sobie sprawę, iż obecna alokacja zasobów jest niezgodna ze strategicznym kierunkiem firmy. W związku z tym kwestia wykorzystania zasobów wewnętrznych przez jej zespół stała się kluczowa. Podczas sesji ukierunkowanego odciążania, przeprowadzonej na początku spotkania, zespół zidentyfikował metody pracy i punkty sporne, które można było wyeliminować, aby zwolnić zasoby. Powstały dziesiątki pomysłów. Zespół wspólnie wybrał trzy punkty, a każdy z nich indywidualnie wybrał kolejny, który został natychmiast zlecony na zewnątrz. Namacalna ulga sprawiła, iż to działanie stało się katalizatorem dla całej organizacji – zachęciło do dalszego outsourcingu i stworzyło przestrzeń do wartościowej pracy.
5. Jak to zrobić, żeby się przykleiło?
Spotkanie wyjazdowe pozwala uczestnikom oderwać się od codzienności, wymienić się pomysłami i zastanowić się, zanim powrócą do zwykłego stresu. Jednak zrównoważone dostosowania i zmiany są możliwe i niezwykle ważne. Zrównoważony rozwój musi być częścią planowania, a nie jedynie dodatkiem.
Na koniec spotkania wyjazdowego zaplanuj czas, aby zespół uzgodnił pewne zobowiązania. Oczekuj, iż wszyscy uczestnicy będą rozliczani z realizacji zobowiązań i monitoruj postępy zespołu w realizacji zobowiązań co kwartał. Interweniuj, jeżeli postępy nie są widoczne, i nagradzaj stałe wysiłki, gdy są widoczne.
Innym sposobem na zapewnienie wdrożenia jest jasne określenie obowiązków: konkretni członkowie zespołu przejmują zadanie zapewnienia realizacji wspólnych zobowiązań. Na przykład, kierownictwo firmy medialnej wprowadziło nowe standardy operacyjne podczas spotkania wyjazdowego, aby zwiększyć efektywność podejmowania decyzji. Aby wdrożyć te standardy, na każde spotkanie wyznaczano „właściciela standardów” – osobę pełniącą funkcję rotacyjną, która monitoruje zgodność i z wyczuciem reaguje na odstępstwa. Ponadto, zaplanowano 30-dniowe spotkanie kontrolne, aby przeanalizować, co się sprawdziło, dostosować standardy i wzmocnić zaangażowanie. Te kroki pomogły wdrożyć zmiany w codziennej pracy.
Wyjazdy służbowe to nie tylko dzień poza biurem – to okazja do ponownego nastawienia zespołu. Skoncentruj się na tych pięciu pytaniach i zamień rutynowe spotkanie w katalizator znaczących zmian. Pamiętaj o celu, zadaj adekwatne pytania, zaplanuj i zorganizuj wyjazd, który stworzy więź, przejrzystość i dynamikę, dzięki czemu Twój zespół wyjdzie z niego wzmocniony i odnoszący sukcesy.
