Instytut Kultury Miejskiej, samorządowa instytucja kultury miasta Gdańska poszukuje osoby na stanowisko sekretarz/sekretarka.
Szukamy osoby, która będzie pełniła rolę administracyjną, organizacyjną i wspierającą pracę zespołu instytucji. Poszukujemy osoby, która chce poznać specyfikę i działania instytucji kultury, ale też która sprawnie organizuje własną pracę, rzetelnie i z zaangażowaniem podchodzi do powierzonych jej zadań, skutecznie wesprze osoby zarządzające instytucją.
IKM organizuje projekty związane z rozwojem tożsamości lokalnej (Lokalni Przewodnicy i Przewodniczki, Gdańskie Miniatury, Metropolitanka) oraz obecnością sztuki w przestrzeni publicznej (Festiwal Narracje- Instalacje i Interwencje w przestrzeni publicznej). Jesteśmy organizatorem festiwalu Europejski Poeta Wolności i Gdańskich Spotkań Literackich „Odnalezione w tłumaczeniu”. Jesteśmy operatorem Gdańskiego Funduszu Filmowego oraz Gdańskiej Komisji Filmowej. W ramach działania na rzecz kadr kultury organizujemy m.in. Konferencję Marketing w Kulturze, badamy kulturę i rozpowszechniamy badania (Obserwatorium Kultury). Wydajemy publikacje i prowadzimy księgarnię. Instytut Kultury Miejskiej działa przy ul. Targ Rakowy 11, gdzie działa Punkt informacji Kulturalnej, a także realizowane są projekcje filmowe, spotkania, debaty, kameralne koncerty i działania performatywne.
Zakres zadań:
– obsługa administracyjno-organizacyjna sekretariatu oraz kompleksowa organizacja pracy biura
– obsługa połączeń telefonicznych, udzielanie merytorycznych informacji dotyczących działalności Instytutu Kultury Miejskiej
– przygotowywanie pism, raportów wychodzących z instytucji
– obsługa w zakresie prac kancelaryjnych: przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji, prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, nadzór nad jej obiegiem
– prowadzenie kalendarza spotkań, kontakt ze współpracownikami instytucji
– prowadzenie rejestrów i przechowywanie zarządzeń, instrukcji, regulaminów i innych dokumentów dotyczących działalności IKM
– organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych, przyjmowanie gości
– udział w koordynacji kontroli zarządczej
– przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich
– archiwizacja dokumentów, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej
– obsługa urządzeń biurowych na potrzeby funkcjonowania biura i zapewnienie ich sprawnego funkcjonowania
– kooperacja z dostawcami usług
– inne prace administracyjno-biurowe.
Wymagania:
– wykształcenie minimum średnie
– ogólna wiedza na temat zasad funkcjonowania instytucji kultury
– umiejętności interpersonalne, wysoka kultura osobista
– bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywania powierzonych zadań
– umiejętność pracy w zespole, zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone obowiązki
– dobra znajomość pakietu MS Office oraz środowiska Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams)
– praca w pełnym wymiarze godzin (9.00 – 17.00)
– znajomość komunikatywna języka angielskiego w mowie i piśmie
– znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
Mile widziane:
– doświadczenie związane z pracą w instytucji publicznej
– znajomość programów elektronicznej obsługi dokumentów
Oferujemy:
– zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin na podstawie umowy o pracę (pierwsza umowa na okres próbny, kolejna na czas określony lub nieokreślony),
– możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udziału w szkoleniach i warsztatach,
– pracę w dynamicznym, rozwijającym się zespole,
– dofinansowanie do okularów korekcyjnych, świadczenie urlopowe,
– wynagrodzenie całkowite w wysokości 5000 – 5500 zł brutto.
Kandydatów i kandydatki na stanowisko Sekretarka/Sekretarz prosimy o przesyłanie CV na adres: [email protected] do 19 stycznia 2025 roku (w temacie wiadomości prosimy wpisać nazwę stanowiska pracy, którego dotyczy rekrutacja). Prosimy o dołączenie listu motywacyjnego z informacją dlaczego chciałaby Pan/Pani pracować w Instytucie Kultury Miejskiej. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy.
W celu wypełnienia wymagań wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych:
Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak o ile nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem.
Formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji oraz Klauzula informacyjna RODO zamieszczone są w załączniku do niniejszego ogłoszenia.
